Sum-ITEen inkomende factuur controleer je op drie dingen: klopt de factuur zakelijk (naam, bedrag, prestatie), voldoet hij aan de btw-factuureisen, en is de btw juist berekend? Pas als dat klopt, boek je de factuur en vraag je de btw als voorbelasting terug in je btw-aangifte. Betaal nooit een factuur die je niet herkent. Bewaar elke factuur minimaal 7 jaar (10 jaar bij onroerend goed). Hieronder lees je waar je op let, hoe je verleggings- en margefacturen herkent en hoe je alles netjes verwerkt.
Waarom moet je inkomende facturen controleren?
Een inkomende factuur is de rekening die jij ontvangt van een leverancier of ingehuurde zzp'er. Controleren is niet alleen netjes, het is nodig om de btw te mogen terugvragen. De Belastingdienst stelt eisen aan een geldige factuur. Ontbreekt er iets, dan mag je de voorbelasting formeel niet aftrekken.
Daarnaast voorkom je fouten en fraude. Spookfacturen, dubbele facturen en verkeerde bedragen komen vaker voor dan je denkt. Een vaste controle bij binnenkomst houdt je administratie schoon en je projectadministratie kloppend.
Waar controleer je een inkomende factuur op?
Loop deze punten na voordat je betaalt en boekt. Gebruik dit als vaste checklist:
- Herken je de prestatie? Heb je dit echt afgenomen, tegen de afgesproken prijs?
- Staat jouw bedrijfsnaam en -adres erop? De factuur moet aan jou gericht zijn.
- Gegevens leverancier compleet? Naam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer.
- Factuurdatum en uniek factuurnummer aanwezig.
- Omschrijving van de dienst of het product, met datum van levering.
- Bedragen kloppen: bedrag exclusief btw, het btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal.
- Btw-tarief juist? 21% algemeen, 9% voor bepaalde diensten, of verlegd/0%.
Voor kleine bedragen mag het simpeler: een vereenvoudigde factuur is toegestaan tot en met €100 inclusief btw. Daarop mogen enkele gegevens ontbreken. De volledige eisen vind je bij de Belastingdienst en in factuur maken: eisen.
Hoe herken je een verleggings- of margefactuur?
Niet elke factuur heeft btw die je terugvraagt. Let op deze twee veelvoorkomende situaties:
| Situatie | Wat staat er op de factuur | Wat doe jij |
|---|---|---|
| Btw verlegd | "Btw verlegd" en jouw btw-nummer, geen btw-bedrag | Je berekent en verrekent de btw zelf in je aangifte |
| Margeregeling | "Margeregeling" of "bijzondere regeling", geen apart btw-bedrag | Je mag geen voorbelasting terugvragen |
| Kleineondernemersregeling | Leverancier zit in de KOR, geen btw | Er is geen btw om terug te vragen |
De verleggingsregeling speelt vooral in de bouw: als onderaannemer verlegt de leverancier de btw naar jou als hoofdaannemer. Dan staat er geen btw op de factuur, maar geef je die zelf op. Zie btw voor vakmensen en ketenaansprakelijkheid in de bouw.
Zit je zelf in de kleineondernemersregeling? Dan reken je geen btw én vraag je geen voorbelasting terug. Je boekt inkomende facturen dan gewoon voor het totaalbedrag inclusief btw.
Hoe boek je een inkomende factuur?
Na de controle verwerk je de factuur in je administratie. Doe dit in een paar stappen:
- Leg de factuur digitaal vast: foto of pdf, gekoppeld aan de juiste kostenpost.
- Splits het bedrag: kosten exclusief btw en het btw-bedrag apart.
- Boek de btw als voorbelasting zodat je die terugvraagt in je btw-aangifte.
- Koppel de kosten aan een klus als het projectgebonden is, voor je winst per klus.
- Bewaar de factuur minimaal 7 jaar (10 jaar bij onroerend goed). Digitaal bewaren mag.
Zorg dat je onderscheid maakt tussen zakelijke en privékosten: alleen zakelijke kosten leveren aftrek op. Bonnetjes en facturen bewaar je overzichtelijk; zie bonnetjes bijhouden.
Hoe vraag je de voorbelasting terug?
De btw op zakelijke inkopen heet voorbelasting. Die trek je af van de btw die je zelf in rekening bracht. Het verschil betaal je of krijg je terug. Voorwaarden: je bent btw-plichtig, de kosten zijn zakelijk, en je hebt een geldige factuur.
Twee aandachtspunten:
- Deels privé gebruik? Dan trek je alleen het zakelijke deel af.
- Correctie nodig? Een kleine correctie (€1.000 of minder) mag je in de eerstvolgende aangifte meenemen. Boven €1.000 dien je een aparte btw-suppletie in.
Alles over teruggaaf lees je in btw terugvragen: voorbelasting. Twijfel je over een specifieke factuur, overleg dan met je boekhouder of check ondernemersplein.overheid.nl.
Veelgestelde vragen
Mag ik btw terugvragen van elke inkomende factuur?
Alleen als het een zakelijke kostenpost is, je btw-plichtig bent en de factuur voldoet aan de eisen. Bij margefacturen en leveranciers in de KOR staat geen aftrekbare btw op de factuur. Bij deels privégebruik trek je alleen het zakelijke deel af.
Wat doe ik met een factuur waarop 'btw verlegd' staat?
Dan is de btw naar jou verlegd, meestal bij onderaanneming in de bouw. Er staat geen btw-bedrag op. Je berekent de btw zelf en geeft die op in je btw-aangifte. Vaak kun je hetzelfde bedrag ook weer als voorbelasting aftrekken.
Hoe lang moet ik inkomende facturen bewaren?
Minimaal 7 jaar. Voor gegevens over onroerend goed geldt 10 jaar. Digitaal bewaren mag, als de factuur leesbaar en compleet blijft. Bewaar de originele digitale versie, dus niet alleen een uitgeprinte kopie.
Wat als een factuur niet aan de eisen voldoet?
Vraag de leverancier om een correcte factuur. Zolang gegevens ontbreken, mag je de voorbelasting formeel niet aftrekken. Betaal geen facturen die je niet herkent en controleer altijd de bedrijfs- en btw-gegevens voordat je overmaakt.
Moet ik een factuur onder de 100 euro ook controleren?
Ja. Voor bedragen tot en met €100 inclusief btw mag een vereenvoudigde factuur, met minder gegevens. Toch controleer je of de prestatie klopt en of de leverancier herkenbaar is. Ook kleine facturen tellen mee voor je administratie en btw-aftrek.