Sum-ITOp een factuur moeten volgens de Belastingdienst deze onderdelen staan: je naam en adres, je btw-id en KVK-nummer, de naam en het adres van je klant, de factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, een omschrijving van wat je leverde, de leverdatum, het bedrag exclusief btw per btw-tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag. Bij btw-verlegging of levering aan een EU-ondernemer komt daar het btw-id van je klant bij. En: versturen doe je uiterlijk de 15e dag van de maand na levering.
Welke gegevens moeten verplicht op je factuur?
De volledige lijst met factuureisen staat bij de Belastingdienst. Dit moet erop:
| # | Verplicht onderdeel |
|---|---|
| 1 | Je volledige naam en adres (en je handelsnaam, als je die gebruikt) |
| 2 | Je btw-identificatienummer (btw-id) |
| 3 | Je KVK-nummer |
| 4 | Naam en adres van je klant |
| 5 | Factuurdatum |
| 6 | Een opeenvolgend factuurnummer |
| 7 | Omschrijving van de geleverde goederen of diensten (aard en hoeveelheid/omvang) |
| 8 | Datum waarop je leverde of de dienst afrondde |
| 9 | Bedrag exclusief btw, uitgesplitst per btw-tarief |
| 10 | Het btw-tarief per post (21%, 9% of 0%) |
| 11 | Het btw-bedrag per tarief |
Voor kleine bedragen is er een uitzondering: tot en met €100 inclusief btw mag een vereenvoudigde factuur met minder gegevens. Doe je mee aan de KOR? Dan reken je géén btw en vermeld je die dus ook niet.
Bewaar elke verstuurde én ontvangen factuur 7 jaar. Digitaal mag, zolang alles juist, volledig, leesbaar en controleerbaar blijft.
Hoe werkt opeenvolgende factuurnummering?
Je factuurnummers moeten doorlopend zijn: elk volgend nummer sluit aan op het vorige, zonder gaten. Een simpel en veelgebruikt systeem: 2026-001, 2026-002, 2026-003.
Drie praktische regels:
- Sla nooit een nummer over. Een gat in je nummering roept vragen op bij een controle.
- Gebruik een nummer nooit dubbel. Ook niet als een factuur wordt geannuleerd — maak dan een creditfactuur met een eigen (opeenvolgend) nummer.
- Begin niet elke maand opnieuw bij 001. Eén doorlopende reeks per jaar is het overzichtelijkst.
Verstuur je een verkeerde factuur? Niet weggooien en overschrijven, maar crediteren en opnieuw factureren. Zo blijft je reeks kloppend.
Wanneer moet het btw-id van je klant op de factuur?
Meestal is het btw-id van je klant niet verplicht. In twee situaties wél:
- Bij btw-verlegging. Werk je bijvoorbeeld als onderaannemer in de bouw, dan wordt de btw verlegd naar je opdrachtgever. Je zet dan geen btw-bedrag op de factuur, maar wel de tekst "btw verlegd" én het btw-id van je klant. Hoe dat zit met aansprakelijkheid in de keten lees je in ketenaansprakelijkheid in de bouw.
- Bij leveringen aan ondernemers in andere EU-landen. Ook dan vermeld je het btw-id van je afnemer op de factuur.
Huur je zelf weleens een collega-zzp'er in? Check dan ook waar je op let als je een zzp'er inhuurt.
Wanneer moet je factuur uiterlijk de deur uit?
Hier geldt de 15e-dag-regel: je stuurt je factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je leverde. Rond je een klus af op 20 augustus, dan moet je factuur er uiterlijk 15 september zijn.
Wacht daar niet op. Hoe eerder je factureert, hoe eerder je betaald wordt. De wettelijke betaaltermijn tussen bedrijven is standaard 30 dagen; langer afspreken mag tot maximaal 60 dagen, en grote bedrijven moeten mkb'ers en zzp'ers binnen 30 dagen betalen. Betaalt je klant niet? Lees dan wat je doet als een factuur niet betaald wordt.
Hoe ziet een goede factuur eruit? (rekenvoorbeeld)
Stel: Sanne is schilder. Ze heeft in juli de kozijnen van een kantoorpand geschilderd: 24 uur werk à €55 en €180 aan materiaal. Haar factuur bouwt ze zo op:
| Factuur 2026-014 — 4 augustus 2026 | Bedrag |
|---|---|
| Schilderwerk kozijnen, 24 uur × €55 (geleverd 28 juli 2026) | €1.320,00 |
| Materiaal (verf en plamuur) | €180,00 |
| Subtotaal exclusief btw | €1.500,00 |
| Btw 21% | €315,00 |
| Totaal te betalen | €1.815,00 |
Bovenaan staan haar bedrijfsnaam, adres, btw-id en KVK-nummer; daaronder de naam en het adres van de klant, de factuurdatum en het opeenvolgende nummer 2026-014. Onderaan: betaaltermijn en rekeningnummer. De €315 btw is trouwens niet van Sanne — die draagt ze af bij haar btw-aangifte. Slim om direct apart te zetten dus.
Wil je vóór de factuur al goed zitten? Een strakke offerte voorkomt discussie achteraf: lees offerte maken als zzp'er.
Veelgestelde vragen
Wat moet er minimaal op een factuur staan?
Je naam, adres, btw-id en KVK-nummer, de gegevens van je klant, factuurdatum, een opeenvolgend factuurnummer, een omschrijving, de leverdatum, het bedrag exclusief btw per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag. Tot en met €100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur.
Mag ik zelf weten hoe ik mijn facturen nummer?
Je mag zelf een systeem kiezen, zolang de nummers opeenvolgend zijn: geen gaten, geen dubbele nummers. Een jaartal plus volgnummer (2026-001, 2026-002) werkt prima. Foute factuur? Maak een creditfactuur in plaats van het nummer opnieuw te gebruiken.
Wanneer zet ik "btw verlegd" op mijn factuur?
Als de verleggingsregeling geldt, bijvoorbeeld bij onderaanneming in de bouw. Je vermeldt dan geen btw-bedrag, maar wel "btw verlegd" en het btw-id van je klant. Die geeft de btw aan in zijn eigen aangifte. Twijfel je? Overleg met je boekhouder of check belastingdienst.nl.
Hoe snel moet ik factureren na een klus?
Uiterlijk op de 15e dag van de maand ná de maand waarin je leverde. Lever je op 20 augustus, dan moet de factuur er uiterlijk 15 september zijn. Eerder mag altijd — en is beter voor je cashflow.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Zeven jaar, zowel verstuurde als ontvangen facturen. Voor facturen die met onroerend goed te maken hebben geldt 10 jaar. Digitaal bewaren mag, zolang alles juist, volledig, leesbaar en controleerbaar is.