Sum-ITDe btw die je betaalt op zakelijke aankopen heet voorbelasting, en die mag je bij je btw-aangifte aftrekken van de btw die je zelf in rekening bracht. Voorwaarden: je gebruikt de aankoop voor btw-belaste omzet én je hebt een factuur die aan de eisen voldoet. Niet alles mag: btw op eten en drinken in de horeca is nooit aftrekbaar, en voor privégebruik van de zakelijke auto geldt een correctie van 2,7% van de cataloguswaarde. Hier lees je precies wat wel en niet kan.
Welke btw mag je terugvragen — en welke niet?
Hoofdregel: gebruik je een aankoop voor je onderneming en lever je daarmee btw-belaste diensten of producten, dan is de btw aftrekbaar. De Belastingdienst zet de regels hier op een rij.
| Aankoop | Btw terugvragen? |
|---|---|
| Gereedschap, laptop, telefoon, software | Ja, bij zakelijk gebruik |
| Materiaal en voorraad | Ja |
| Brandstof en onderhoud zakelijke auto | Ja, met jaarlijkse correctie voor privégebruik |
| Eten en drinken in café of restaurant | Nee, nooit |
| Boodschappen voor op de zaak (koffie, lunch op kantoor) | Ja, mits zakelijk |
| Aankopen voor privégebruik | Nee |
| Aankopen voor btw-vrijgestelde omzet | Nee |
Die horeca-regel verrast veel starters: ook een 100% zakelijke lunch met een klant in een restaurant levert géén btw-aftrek op. De kosten zelf kunnen wel (beperkt) aftrekbaar zijn voor de inkomstenbelasting — dat is een andere regeling, zie welke kosten zakelijk zijn en welke privé.
Zit je in de KOR (kleineondernemersregeling)? Dan breng je geen btw in rekening, maar mag je ook níéts terugvragen. Lees hoe dat uitpakt in onze uitleg over de KOR.
Aan welke factuureisen moet een bonnetje voldoen?
Btw aftrekken mag alleen met een factuur die aan de wettelijke eisen voldoet. Daarop moeten onder meer staan: naam en adres van de leverancier en van jou, het btw-identificatienummer van de leverancier, een opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, een omschrijving van wat er is geleverd, en het btw-bedrag per tarief.
Er is een belangrijke versoepeling: tot en met €100 inclusief btw volstaat een vereenvoudigde factuur — een gewone kassabon met datum, naam leverancier, omschrijving en het btw-bedrag of -tarief. Daarom kun je bij de bouwmarkt gewoon de bon gebruiken, maar vraag je bij grotere aankopen een factuur op jouw bedrijfsnaam.
Zonder (juiste) factuur geen aftrek. Bewaar je bonnen dus goed — 7 jaar, digitaal mag. Direct scannen bij aankoop voorkomt dat de aftrek verdampt met het thermische papier.
Hoe werkt btw bij gemengd gebruik (zakelijk én privé)?
Gebruik je iets deels privé, dan mag je alleen de btw over het zakelijke deel aftrekken. Stel: Youssef is timmerman en koopt een telefoon van €968 inclusief €168 btw. Hij gebruikt hem naar schatting 60% zakelijk. Dan vraagt hij 60% van €168 = ruim €100 terug. De verdeling moet je redelijk kunnen onderbouwen; pure natte-vingerwerk-percentages sneuvelen bij controle.
Voor de auto van de zaak geldt een praktische standaard. Je trekt door het jaar heen alle btw op brandstof, onderhoud en gebruik af, en corrigeert in de laatste aangifte van het jaar voor privégebruik met een forfait van 2,7% van de cataloguswaarde (inclusief btw en bpm). Voor een marge-auto of een auto die je al meer dan 4 jaar (na het jaar van ingebruikname) zakelijk gebruikt, is het forfait 1,5%. Let op: woon-werkverkeer telt voor de btw als privé. Meer over de afweging lees je in auto zakelijk of privé.
Rijd je bijvoorbeeld in een bus met een cataloguswaarde van €40.000, dan is de jaarlijkse correctie 2,7% × €40.000 = €1.080 bij te betalen btw.
Hoe vraag je de btw terug in de aangifte?
Terugvragen gaat niet met een los formulier, maar loopt automatisch mee in je btw-aangifte per kwartaal:
- Verzamel alle inkoopfacturen en bonnen van het kwartaal en check of ze aan de factuureisen voldoen.
- Tel de voorbelasting op, met correcties voor privégebruik en vrijgestelde omzet.
- Vul de voorbelasting in bij rubriek 5b van de aangifte; de btw over je omzet staat in rubriek 1.
- Betaal of ontvang het saldo. Is je voorbelasting hoger dan de btw over je omzet — bijvoorbeeld na een grote investering — dan krijg je geld terug.
- Doe dit vóór de deadline: 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari. Ook bij €0 omzet moet je aangifte doen.
Kocht je iets vóór je start als ondernemer, maar gebruik je het voor de zaak? Ook die btw is vaak nog aftrekbaar. Twijfel je, check de regels bij de Belastingdienst of vraag je boekhouder.
Wat zijn de duurste btw-missers?
Drie klassiekers. Eén: bonnetjes kwijt, dus aftrek kwijt — bij €5.000 aan inkopen per jaar laat je zo honderden euro's liggen. Twee: horeca-btw tóch aftrekken; dat wordt bij controle gecorrigeerd, met rente. Drie: de privécorrectie voor de auto vergeten in de laatste aangifte van het jaar — een bekende controlepost. Wie zijn bonnen direct vastlegt en de kwartaalroutine volgt, zit vrijwel altijd goed.
Veelgestelde vragen
Kan ik btw terugvragen op een zakenlunch?
Nee. Btw op eten en drinken in een horecagelegenheid is nooit aftrekbaar, ook niet als de lunch volledig zakelijk is. De kosten zelf kunnen wel (beperkt) aftrekbaar zijn voor de inkomstenbelasting.
Is een kassabon genoeg om btw af te trekken?
Tot en met €100 inclusief btw wel: dan geldt de vereenvoudigde factuur. Daarboven heb je een volledige factuur nodig, met onder meer jouw naam en adres, het btw-id van de leverancier en het btw-bedrag per tarief.
Hoe werkt de btw-correctie voor privégebruik van de auto?
Je trekt het hele jaar alle btw op autokosten af. In de laatste aangifte van het jaar tel je 2,7% van de cataloguswaarde bij als verschuldigde btw (1,5% bij een marge-auto of na het 4e jaar). Woon-werkverkeer geldt voor de btw als privé.
Kan ik btw terugvragen als ik de KOR gebruik?
Nee. Binnen de kleineondernemersregeling breng je geen btw in rekening en mag je ook geen voorbelasting aftrekken. Grote investeringen gepland? Reken dan eerst door of de KOR wel voordelig is.
Wanneer krijg ik teruggevraagde btw op mijn rekening?
De teruggaaf loopt via je gewone kwartaalaangifte. Is je voorbelasting hoger dan de btw over je omzet, dan ontvang je het verschil doorgaans binnen enkele weken na de aangifte.