Sum-ITEen uitgave is zakelijk als je hem maakt voor je onderneming — dan is hij aftrekbaar van je winst. Maar veel kosten zijn gemengd: je telefoon, je internet, je werkplek thuis. De regel: je trekt alleen het zakelijke deel af, en die verdeling moet je kunnen onderbouwen. Voor sommige posten gelden extra strenge regels: kleding is pas zakelijk als die (bijna) alleen voor je werk geschikt is óf een logo van minstens 70 cm² draagt, een werkruimte thuis is zelden aftrekbaar, en etentjes zijn beperkt aftrekbaar. Zo werkt het.
Wanneer is een uitgave zakelijk?
Het uitgangspunt is prettig: jíj bepaalt welke kosten je maakt voor je bedrijf, niet de Belastingdienst. Die toetst alleen of er een zakelijk belang is en of de verhouding redelijk blijft. Een cursus, gereedschap, software, een laptop: allemaal prima, ook als een werknemer die niet vergoed zou krijgen.
Puur privé blijft privé: je gewone boodschappen, je vakantie, je sportschool. En gemengde kosten splits je. Het overzicht van aftrekbare zakelijke kosten van de Belastingdienst is een handige eerste check. Een compleet overzicht van wat je verder mag aftrekken vind je in aftrekposten voor zzp'ers.
Telefoon en internet: hoe splits je die?
Een abonnement op naam van je bedrijf dat je (vrijwel) alleen zakelijk gebruikt, is volledig aftrekbaar. Gebruik je één telefoon voor alles — zoals de meeste zzp'ers — dan trek je het zakelijke deel af.
Zo pak je dat aan: houd twee of drie weken bij hoe je gebruik verdeeld is, en kies op basis daarvan een vast percentage, bijvoorbeeld 60% zakelijk. Dat percentage pas je toe op je abonnement, en naar rato ook op de btw. Hetzelfde geldt voor je internet thuis. Een genoteerde onderbouwing ("belhistorie april: 65% zakelijk") is goud waard bij vragen van de Belastingdienst.
Wanneer is je werkruimte thuis aftrekbaar?
Bijna nooit — dit is de bekendste teleurstelling in de grijze zone. De kosten van je werkruimte thuis zijn alleen aftrekbaar als aan twee eisen is voldaan:
- Zelfstandige ruimte. De werkruimte heeft een eigen ingang en eigen sanitair en zou apart verhuurd kunnen worden. Een zolderkamer of een hoek van de woonkamer telt niet.
- Inkomenseis. Heb je geen werkruimte elders, dan moet je minstens 70% van je inkomen in of vanuit die ruimte verdienen én minstens 30% ín de ruimte. Heb je ook een werkruimte buiten de deur, dan moet je 70% van je inkomen ín de thuiswerkruimte verdienen.
Check je situatie met de rekenhulp werkruimte van de Belastingdienst. Voldoe je niet? Je inrichting is dan alsnog gewoon zakelijk: bureau, stoel, monitor en laptop zijn bedrijfsmiddelen en dus aftrekbaar. Alleen de ruimte zelf (huur, energie, inrichting van de kamer) niet.
Wanneer is kleding zakelijk?
Alleen echte werkkleding is aftrekbaar. De regels:
- De kleding is (bijna) uitsluitend geschikt voor je werk: een overall, veiligheidsschoenen, een koksbuis.
- Óf de kleding heeft een logo van je bedrijf van minstens 70 cm² per kledingstuk.
Het nette pak dat je alleen bij klantafspraken draagt? Privé. Ook al zou je het zonder je bedrijf nooit kopen — zo kijkt de Belastingdienst er nu eenmaal naar.
Hoe zit het met lunches, diners en relatiegeschenken?
Representatiekosten — zakenlunches, diners, recepties, relatiegeschenken — zijn beperkt aftrekbaar. Je kiest elk jaar één van twee methodes:
- 80%-methode: je trekt 80% van deze kosten af. Voor bijna alle zzp'ers de beste keuze.
- Drempelmethode: je trekt alles af boven een drempel van €5.700. Alleen interessant bij heel hoge representatiekosten.
Let op de btw: btw op eten en drinken in de horeca is nooit aftrekbaar, ook niet bij een 100% zakelijke lunch.
Zo splits je gemengde kosten in 4 stappen
- Bepaal de verhouding met echte gegevens: een paar weken gebruik bijhouden, je agenda, je kilometers.
- Leg vast hoe je rekent en gebruik dat percentage het hele jaar consequent.
- Boek alleen het zakelijke deel als kosten, en vraag ook alleen dat deel van de btw terug.
- Bewaar elk bonnetje 7 jaar, ook van gemengde kosten — digitaal mag. Lees hoe in bonnetjes bewaren voor de Belastingdienst; fotograferen en direct verwerken kan met bonnetjes scannen.
Snel overzicht van de grijze zone:
| Kostenpost | Aftrekbaar? |
|---|---|
| Telefoon/internet gemengd gebruik | Alleen het zakelijke deel |
| Laptop, gereedschap, software | Ja, volledig |
| Werkkleding of logo ≥70 cm² | Ja, volledig |
| Gewone kleding "voor het werk" | Nee |
| Zakenlunch of relatiegeschenk | 80% (btw horeca nooit) |
| Zolderkamer als kantoor | Meestal niet |
| Verkeersboetes | Nee, nooit |
De grootste gemengde post — je auto — verdient een eigen rekensom: zie auto zakelijk of privé rijden. En twijfel je over een specifieke uitgave? Overleg met je boekhouder of check belastingdienst.nl; dat is goedkoper dan achteraf corrigeren.
Veelgestelde vragen
Mag ik zelf bepalen wat zakelijk is?
Grotendeels wel. Jij beslist welke kosten nuttig zijn voor je bedrijf; de Belastingdienst toetst alleen of er een zakelijk belang is en of de verhouding redelijk is. Puur privé-uitgaven zijn nooit aftrekbaar, gemengde kosten alleen voor het zakelijke deel.
Is mijn zolderkamer aftrekbaar als kantoor?
Bijna nooit. De ruimte moet zelfstandig zijn (eigen ingang en sanitair) én je moet er het grootste deel van je inkomen verdienen (70%-eis). Je bureau, stoel en computer zijn wél gewoon aftrekbare bedrijfsmiddelen.
Hoeveel procent van mijn telefoon mag ik aftrekken?
Er is geen vast percentage. Houd een paar weken je gebruik bij en kies een realistisch zakelijk deel, bijvoorbeeld 60%. Dat deel van de kosten en de btw trek je af. Bewaar je onderbouwing voor als de Belastingdienst ernaar vraagt.
Is een pak voor klantafspraken aftrekbaar?
Nee. Kleding is alleen zakelijk als die (bijna) uitsluitend geschikt is voor je werk, of een bedrijfslogo van minstens 70 cm² draagt. Een net pak kun je ook privé dragen en is dus privé.
Zijn zakenlunches aftrekbaar?
Beperkt. Je trekt 80% van representatiekosten af, of je kiest voor een drempel van €5.700 (zelden gunstig voor zzp'ers). De btw op horeca-eten en -drinken is nooit aftrekbaar.