Sum-ITElke vakman kent hem: de schoenendoos. Bonnetjes van de bouwmarkt, tankbeurten, parkeer-apps, een lunch met een opdrachtgever. Maandenlang verzamelen, en dan één lang weekend vloeken voor de btw-aangifte. Het kan simpeler. Met deze zeven gewoontes is je administratie in een paar minuten per week op orde.
1. Fotografeer elk bonnetje meteen
De grootste fout is uitstellen. Een bonnetje dat in je bus of jaszak verdwijnt, ben je kwijt, en daarmee ook de aftrekpost. Maak er een gewoonte van: bon gekregen? Direct een foto. Papieren bonnetjes vervagen bovendien snel; een thermobon van de bouwmarkt is na een paar maanden in de zon onleesbaar.
2. Bewaar digitaal, dat mag gewoon
De Belastingdienst accepteert digitale kopieën van bonnetjes en facturen, zolang ze compleet en leesbaar zijn en je ze zeven jaar bewaart (tien jaar bij onroerend goed). Je hoeft dus geen fysieke schoenendoos te bewaren, wel een goed geordend digitaal archief.
3. Koppel elke uitgave aan een klus
Wie alleen een grote stapel kosten bijhoudt, weet aan het eind van het jaar nog steeds niet welke klus geld opleverde. Noteer bij elke uitgave voor welk project hij was. Dan zie je per klus: materiaal, uren, kilometers, en wat er onder de streep overblijft. Dat is precies de informatie waarmee je je volgende offerte scherper maakt.
4. Zet je btw meteen apart
De btw die je factureert is niet van jou, je bewaart hem voor de Belastingdienst. Zet het btw-bedrag van elke betaalde factuur direct op een aparte rekening. Dan is de kwartaalaangifte nooit meer een financiële verrassing.
5. Prik één vast moment per week
Tien minuten op vrijdagmiddag is genoeg: bonnetjes checken, uitgaven aan de juiste klus hangen, openstaande facturen nalopen. Klein onderhoud voorkomt het grote sorteerweekend.
6. Houd zakelijk en privé gescheiden
Een aparte zakelijke rekening scheelt enorm veel uitzoekwerk. Elke transactie op die rekening is zakelijk, klaar. Gemengde rekeningen zijn de nummer één reden dat administratie uitloopt.
7. Laat het lezen van bonnetjes aan software over
Handmatig overtypen van datum, bedrag en btw-tarief is zonde van je avond. Moderne administratie-apps lezen een foto van de bon en zetten de gegevens er zelf in. Jij controleert alleen nog even of het klopt.