Je eerste medewerker aannemen als zzp'er

Je eerste werknemer aannemen als zzp'er betekent dat je werkgever wordt. Je meldt je aan bij de Belastingdienst, houdt een loonadministratie bij en draagt loonheffingen af. Boven op het brutoloon betaal je werkgeverslasten: premies voor werknemersverzekeringen en de werkgeversheffing Zvw. Reken op ongeveer 20% tot 30% extra kosten boven het brutoloon. Je maakt een arbeidscontract en betaalt minimaal het minimumloon. Dat is een groter verschil dan iemand los inhuren als zelfstandige. Hieronder lees je stap voor stap wat je regelt.

Wat verandert er als je werkgever wordt?

Als eenmanszaak of vof draag je voor jezelf geen loonheffing af. Neem je iemand in dienst, dan verandert dat. Je wordt inhoudingsplichtig: je houdt loonbelasting en premies in op het loon van je medewerker en betaalt die aan de Belastingdienst.

Dat brengt vaste taken mee:

• Een loonadministratie bijhouden (loonstroken, jaaropgaven, verzuim).
• Elke maand of vier weken aangifte loonheffingen doen.
• Je houden aan het arbeidsrecht: contract, minimumloon, vakantiegeld, doorbetaling bij ziekte.

Veel zzp'ers besteden de loonadministratie uit aan een salarisadministrateur of boekhouder. Dat kost geld, maar voorkomt fouten met boetes. Kijk ook naar samenwerken met je boekhouder om dit soepel te laten lopen.

Hoe meld je je aan als werkgever?

Voordat je iemand uitbetaalt, meld je je aan bij de Belastingdienst. Je krijgt dan een loonheffingennummer. Volg deze stappen:

1. Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst. Je ontvangt een loonheffingennummer en het aangiftetijdvak (maand of vier weken).
2. Verzamel de gegevens van je werknemer: kopie ID, BSN en een ingevulde loonbelastingverklaring.
3. Stel een arbeidscontract op met loon, uren, functie en soort contract (bepaalde of onbepaalde tijd).
4. Regel je loonadministratie: software of een salarisadministrateur die de loonstroken en aangiften maakt.
5. Doe op tijd aangifte loonheffingen en betaal de ingehouden bedragen.
6. Sluit een verzuimverzekering af als je het risico van loondoorbetaling bij ziekte wilt afdekken. Bekijk ook je verzekeringen als zzp'er.

Meer uitleg over de eerste werknemer vind je bij Ondernemersplein en de KVK.

Wat kost een werknemer echt?

Het brutoloon is niet je enige kostenpost. Als werkgever betaal je premies en heffingen boven op dat loon. In 2026 is het wettelijk minimumuurloon voor 21 jaar en ouder €14,99 per 1 juli 2026 (was €14,71 per 1 januari). Daar komen deze posten bij:

Reken globaal op 20% tot 30% boven het brutoloon aan werkgeverslasten. De exacte premies wisselen per jaar en per sector; controleer de actuele percentages bij de Belastingdienst of je salarisadministrateur.

Let ook op de lange termijn: je moet loon doorbetalen bij ziekte, en bij ontslag kan een transitievergoeding gelden (ongeveer een derde maandsalaris per gewerkt dienstjaar). Personeel is dus een vaste verplichting, geen kraan die je zomaar dichtdraait.

Personeel aannemen of iemand inhuren?

Niet elke groei vraagt om vast personeel. Als je alleen drukke periodes wilt opvangen, is een zzp'er inhuren vaak flexibeler. Dan maak je geen loonstrook, maar ontvang je een factuur. Wel let je op de Wet DBA en schijnzelfstandigheid: huur je iemand in als zelfstandige, dan mag er geen verkapt dienstverband ontstaan.

Kort verschil:

• Werknemer: contract, loon, doorbetaling bij ziekte, ontslagbescherming. Meer zekerheid voor jou én de medewerker, maar meer verplichtingen.
• Zzp'er inhuren: factuur, tijdelijke afspraak, geen loonheffing. Flexibel, maar let op de arbeidsrelatie en op een zzp'er inhuren als zzp'er.

Twijfel je welke kant je op wilt? In personeel aannemen of een zzp'er inhuren zetten we de kosten en risico's naast elkaar.

Wat regel je administratief?

Werkgever worden raakt ook je gewone administratie. Je krijgt een extra geldstroom (loon eruit, loonheffingen naar de Belastingdienst) die je netjes bijhoudt. Zorg dat je:

• Loonkosten apart boekt zodat je winst per klus klopt.
• Genoeg opzij zet, niet alleen voor je eigen inkomstenbelasting maar ook voor de af te dragen loonheffingen.
• Bonnetjes en facturen ordelijk bewaart; zie bonnetjes bijhouden.

Een strakke administratie voorkomt dat je in de knel komt met betaalmomenten. De loonheffingen die je inhoudt zijn niet van jou: die staan geparkeerd tot de aangifte.

Veelgestelde vragen

Moet ik me aanmelden als werkgever voordat ik iemand aanneem?

Ja. Meld je aan bij de Belastingdienst voordat je loon uitbetaalt. Je krijgt een loonheffingennummer en gaat aangifte loonheffingen doen. Zonder aanmelding kun je geen loonheffingen afdragen en riskeer je boetes.

Hoeveel kost een werknemer boven op het brutoloon?

Reken globaal op 20% tot 30% extra: premies werknemersverzekeringen, werkgeversheffing Zvw, vakantiegeld en eventueel pensioen. De exacte percentages wisselen per jaar en sector. Controleer ze bij de Belastingdienst of je salarisadministrateur.

Wat is het minimumloon in 2026?

Het wettelijk minimumuurloon voor 21 jaar en ouder is €14,99 per 1 juli 2026 (€14,71 sinds 1 januari 2026). Jongeren hebben een lager minimumjeugdloon. De bedragen worden twee keer per jaar aangepast; check rijksoverheid.nl voor de actuele stand.

Kan ik beter een zzp'er inhuren dan personeel aannemen?

Dat hangt af van je situatie. Voor tijdelijk of wisselend werk is inhuren flexibeler en scheelt loonadministratie. Voor structureel werk geeft een dienstverband meer zekerheid. Let bij inhuren wel op de Wet DBA en schijnzelfstandigheid.

Moet ik loon doorbetalen als mijn werknemer ziek is?

Ja. Als werkgever betaal je bij ziekte in principe tot twee jaar loon door. Je kunt dit risico afdekken met een verzuimverzekering. Dit is een belangrijk verschil met het inhuren van een zelfstandige, die je alleen per factuur betaalt.