Sum-ITEen opdrachtbevestiging is een kort document waarin je de afspraken met je klant vastlegt nadat je de opdracht hebt gekregen: wat je doet, tegen welke prijs, wanneer en onder welke voorwaarden. Anders dan een offerte (een aanbod vooraf) bevestig je hiermee een deal die al rond is. Het voorkomt misverstanden en is je bewijs als er later discussie ontstaat. Een mondelinge afspraak is ook geldig, maar met een opdrachtbevestiging kun je die afspraak aantonen. Je stuurt hem meestal per e-mail.
Wat is een opdrachtbevestiging?
Als een klant "ja" zegt op je offerte, is er juridisch al een overeenkomst. Zelfs een mondelinge afspraak is in Nederland rechtsgeldig. Het probleem is alleen: kun je later bewijzen wat je precies hebt afgesproken?
Daarvoor dient de opdrachtbevestiging. Je zet de kern van de afspraak op papier (of in een e-mail) en stuurt die naar de klant. Reageert de klant met "akkoord", dan heb je een helder bewijsstuk. Zo voorkom je discussies over prijs, planning of wat er wél en niet is inbegrepen.
Offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst?
Deze drie documenten worden vaak verward. Het verschil:
| Document | Moment | Doel |
|---|---|---|
| Offerte | Vóór de deal | Een aanbod doen |
| Opdrachtbevestiging | Ná het "ja" | De afspraak vastleggen |
| Overeenkomst/contract | Bij grotere opdrachten | Uitgebreide voorwaarden |
Vaak is een opdrachtbevestiging genoeg. Bij grote of langlopende opdrachten kies je voor een uitgebreider contract. Verwijs in beide gevallen naar je algemene voorwaarden, zodat standaardzaken als betaaltermijn en aansprakelijkheid geregeld zijn.
Wat hoort er in een opdrachtbevestiging?
Zet minimaal deze onderdelen erin:
- Jouw gegevens en die van de klant — namen, adressen, KVK-nummer.
- Een omschrijving van het werk — wat ga je precies doen, en wat niet.
- De prijs of het tarief — een vaste prijs of een uurtarief op regie. Zie ook vaste prijs of regie.
- De planning — start- en (verwachte) einddatum.
- Betaalafspraken — betaaltermijn, eventueel een aanbetaling.
- Voorwaarden — verwijzing naar je algemene voorwaarden en afspraken over meerwerk.
- De btw — of de prijs in- of exclusief btw is.
Hoe concreter je bent, hoe minder ruimte voor misverstanden. Noem bij "wat niet inbegrepen is" bijvoorbeeld expliciet dat opruimwerk of extra materiaal apart wordt gerekend.
Voorbeeldtekst opdrachtbevestiging
Je kunt deze korte tekst als basis gebruiken en aanpassen aan je klus:
Onderwerp: Bevestiging opdracht — badkamer betegelen
Beste [naam klant],
Bedankt voor je opdracht. Hierbij bevestig ik onze afspraken:
- Werk: het betegelen van de badkamer op [adres], inclusief voegen. Sloopwerk en afvoer van puin vallen hier niet onder.
- Prijs: €2.800 exclusief btw (21% btw = €588, totaal €3.388).
- Planning: start op 18 augustus, oplevering verwacht rond 22 augustus.
- Betaling: 40% aanbetaling bij start, restant binnen 14 dagen na oplevering.
- Voorwaarden: mijn algemene voorwaarden zijn van toepassing (bijgevoegd).
Kun je deze bevestiging per e-mail bevestigen met "akkoord"? Dan plan ik het werk definitief in.
Met vriendelijke groet, [jouw naam / bedrijf]
Bewaar de e-mail met het akkoord van de klant. Dat is je bewijs.
Is een opdrachtbevestiging juridisch verplicht?
Nee. Een overeenkomst komt in Nederland al tot stand door aanbod en aanvaarding, ook mondeling. Een opdrachtbevestiging is dus geen wettelijke verplichting, maar een bewijsmiddel. Bij een conflict is een schriftelijke bevestiging veel sterker dan "we hadden het toch afgesproken?".
Voor de hoofdregels rond overeenkomsten en ondernemen kun je terecht op ondernemersplein.nl en kvk.nl. Denk er ook aan dat je afspraken over prijs en btw kloppen met de factuureisen die je later hanteert.
Opdrachtbevestiging en je administratie
Bewaar je opdrachtbevestigingen bij je projectadministratie. Ze vormen samen met je werkbon en facturen het complete dossier per klus. Handig bij discussies, maar ook als onderbouwing van je omzet richting de Belastingdienst. Loopt een klant niet op de afgesproken manier over de brug, dan sta je met een schriftelijke bevestiging veel sterker bij een onbetaalde factuur.
Veelgestelde vragen
Is een mondelinge opdracht geldig?
Ja. In Nederland komt een overeenkomst al tot stand door aanbod en aanvaarding, ook mondeling. Het probleem is het bewijs: bij een conflict kun je een mondelinge afspraak moeilijk aantonen. Daarom stuur je altijd een korte opdrachtbevestiging na.
Wat is het verschil tussen een offerte en een opdrachtbevestiging?
Een offerte is een aanbod dat je vooraf doet. Een opdrachtbevestiging leg je vast nadat de klant "ja" heeft gezegd. De offerte kan de klant nog afwijzen; de opdrachtbevestiging bevestigt een deal die al rond is.
Moet de klant de opdrachtbevestiging ondertekenen?
Een handtekening is niet verplicht. Een akkoord per e-mail of app is al voldoende bewijs. Vraag de klant simpelweg te reageren met "akkoord". Bewaar dat bericht bij je administratie.
Heb ik nog algemene voorwaarden nodig als ik een opdrachtbevestiging stuur?
Ja, dat vult elkaar aan. De opdrachtbevestiging regelt de afspraken van díe klus; de algemene voorwaarden regelen standaardzaken als betaaltermijnen, aansprakelijkheid en meerwerk. Verwijs in je bevestiging naar je algemene voorwaarden.