Sum-ITEen werkbon is een korte registratie die je per klus invult: wie, wat, wanneer, hoeveel uren en welk materiaal. Je maakt hem tijdens of direct na het werk en laat de klant hem het liefst aftekenen. De werkbon is geen factuur, maar de basis eronder: hij bewijst wat je hebt gedaan en voorkomt discussie over de rekening. Vooral bij werken op regie is een goede werkbon onmisbaar. Je bewaart hem bij je administratie.
Waarvoor gebruik je een werkbon?
Een werkbon doet drie dingen tegelijk:
- Bewijs van het werk. Zwart-op-wit staat welke uren en materialen je maakte. Als de klant later twijfelt aan de factuur, pak je de afgetekende werkbon erbij.
- Basis voor je factuur. De uren en het materiaal op de werkbon zet je zo over naar je factuur.
- Input voor je administratie. De werkbon voedt je projectadministratie en je urenregistratie.
Bij werken op regie is de werkbon extra belangrijk, want daar reken je exact de gemaakte uren af. Zonder registratie kun je je rekening niet onderbouwen.
Wat hoort er op een werkbon?
Een werkbon mag simpel zijn, maar deze onderdelen horen er standaard op:
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Datum en bonnummer | 12-08-2026, nr. 2026-045 |
| Jouw bedrijfsnaam en gegevens | Klusbedrijf De Vries, KVK-nummer |
| Klantnaam en adres | Familie Jansen, Dorpsstraat 4 |
| Omschrijving van het werk | Lekkage keukenkraan verholpen |
| Gewerkte uren | 09:00–12:30 = 3,5 uur |
| Gebruikt materiaal | 1 mengkraan, 2 koppelingen |
| Reiskosten of voorrijkosten | 15 km |
| Handtekening klant | ✔ |
De handtekening is geen wettelijke eis, maar wel je sterkste bewijs. Een foto van de afgetekende bon of een digitale akkoord-app werkt net zo goed.
Werkbon maken in 5 stappen
- Vul de kop in vóór je begint: datum, bonnummer, klant- en bedrijfsgegevens.
- Noteer je starttijd en houd bij wanneer je pauzeert of stopt.
- Schrijf het materiaal op dat je gebruikt, met aantallen. Bewaar de bonnetjes van je inkoop.
- Omschrijf kort wat je hebt gedaan, zodat het ook over een jaar nog duidelijk is.
- Laat de klant aftekenen of vraag digitaal akkoord, en geef of stuur een kopie mee.
Werk je digitaal, dan kun je de werkbon meteen omzetten naar een factuur. Werk je op papier, maak dan een foto zodat je hem niet kwijtraakt.
Wat is het verschil met een factuur?
Een werkbon en een factuur zijn niet hetzelfde. Kort het verschil:
- De werkbon legt vast wát je hebt gedaan, ter plekke, en wordt vaak afgetekend door de klant.
- De factuur is het officiële betaalverzoek dat aan de wettelijke factuureisen voldoet: btw, factuurnummer, datum en jouw gegevens.
De werkbon is dus de bron; de factuur is het formele document dat je erop baseert. Op de factuur reken je btw; op de werkbon meestal niet. Wat er precies op een factuur moet staan, lees je op belastingdienst.nl.
Hoe lang moet je een werkbon bewaren?
Een werkbon hoort bij je administratie en valt daarmee onder de bewaarplicht. Voor de meeste stukken geldt in Nederland een bewaarplicht van 7 jaar; voor gegevens over onroerende zaken is dat 10 jaar. Digitaal bewaren mag. De uitleg over de bewaarplicht vind je op belastingdienst.nl.
De uren op je werkbonnen tellen bovendien mee voor het urencriterium. Haal je 1.225 uur per jaar, dan heb je recht op de zelfstandigenaftrek. Een goede urenregistratie via je werkbonnen is dan je bewijs. Meer praktische tips over administratie voor vakmensen vind je op ondernemersplein.nl.
Werkbon en nacalculatie
De werkbon is niet alleen bewijs richting de klant, maar ook waardevol voor jezelf. Leg je werkelijke uren en materiaal naast je offerte, dan zie je meteen of je klus winstgevend was. Die vergelijking heet een nacalculatie. Verzamel je werkbonnen dus netjes: ze maken je volgende offerte scherper.
Veelgestelde vragen
Is een werkbon wettelijk verplicht?
Nee, een werkbon is niet wettelijk verplicht. Maar het is wel sterk aan te raden: hij dient als bewijs van je werk en als basis voor je factuur. De onderliggende gegevens, zoals bonnetjes en urenregistratie, vallen wél onder de bewaarplicht.
Moet er btw op een werkbon staan?
Meestal niet. De werkbon legt uren en materiaal vast; de btw reken je op de factuur die je erop baseert. Wil je toch bedragen op de werkbon zetten, gebruik dan bedragen exclusief btw en reken de btw pas op de factuur.
Moet de klant de werkbon ondertekenen?
Het hoeft niet, maar het is je sterkste bewijs. Een afgetekende werkbon voorkomt discussie over de uren en het materiaal. Een foto van de handtekening of een digitaal akkoord telt net zo goed.
Hoe lang bewaar ik een werkbon?
Als onderdeel van je administratie geldt de bewaarplicht van 7 jaar, en 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken. Digitaal bewaren mag. Bewaar je werkbonnen zeker, omdat de uren meetellen voor het urencriterium.