Factuur niet betaald? Dit doe je

Wordt je factuur niet betaald? Dan volg je dit pad: eerst even bellen, dan een vriendelijke herinnering, daarna een formele aanmaning met een laatste termijn van 14 dagen, en pas daarna incasso of de rechter. Vanaf de dag na de vervaldatum mag je bij zakelijke klanten bovendien 10,4% handelsrente rekenen (stand per 1 juli 2026) plus wettelijk vastgelegde incassokosten. Hieronder staat het complete stappenplan met alle bedragen.

Welke betalingstermijn geldt eigenlijk?

Voor zakelijke klanten (B2B) is de wettelijke standaard 30 dagen. Contractueel mag je maximaal 60 dagen afspreken. En andersom geldt: een grootbedrijf mag jou als zzp'er of mkb'er nooit langer dan 30 dagen laten wachten — een langere termijn in hun inkoopvoorwaarden is ongeldig.

Zet je zelf niets op de factuur of in je voorwaarden? Dan geldt automatisch 30 dagen. Korter mag altijd: 14 dagen is voor de meeste klussen prima verdedigbaar. Ondernemersplein zet de regels rond betalingstermijnen en rente overzichtelijk op een rij.

Wat doe je stap voor stap als een klant niet betaalt?

1. Dag 1–5 na vervaldatum: bel even. Negen van de tien keer is het slordigheid, geen onwil. Vriendelijk telefoontje, betaling volgt. Boekhoudkundig gebeurt er niets, relationeel blijft alles goed.
2. Geen betaling? Stuur een betalingsherinnering. Kort en neutraal: factuurnummer, bedrag, nieuwe termijn van bijvoorbeeld 7 dagen. Stuur de factuur als bijlage mee.
3. Daarna de formele aanmaning (ingebrekestelling). Sommeer schriftelijk tot betaling binnen een laatste termijn van 14 dagen en kondig aan dat daarna incassokosten en rente volgen. Bij een zakelijke klant mág je incassokosten al vanaf de eerste dag na de vervaldatum rekenen, maar één formele waarschuwing houdt de relatie werkbaar én staat sterker bij de rechter. Bij particulieren is zo'n kosteloze 14-dagenbrief wettelijk verplicht voordat je incassokosten mag rekenen.
4. Nog niets? Reken rente en incassokosten (zie de staffel hieronder) en stuur een slotsommatie.
5. Laatste stap: incassobureau, deurwaarder of rechter. Let bij het inschakelen van een incassobureau op de kosten en afspraken. Voor onbetwiste vorderingen kan een gerechtelijke procedure de moeite waard zijn; weeg kosten en kans af.

Bewaar bij elke stap het bewijs: verzonden mails, de getekende offerte, opleverfoto's. Een nette projectadministratie per klus maakt je dossier in vijf minuten compleet.

Hoeveel incassokosten mag je rekenen?

De incassokosten zijn wettelijk vastgelegd in een staffel over de hoofdsom:

Minimum: €40. Maximum: €6.775. Voorbeeld: bij een onbetaalde factuur van €2.000 mag je 15% = €300 incassokosten rekenen. Bij €4.000 is het €375 + €150 = €525. Meer rekenen dan de staffel mag bij particulieren nooit; bij zakelijke klanten alleen als je dat contractueel hebt vastgelegd.

Hoeveel rente mag je rekenen?

Bij zakelijke klanten geldt de wettelijke handelsrente: 10,4% per jaar (per 1 juli 2026). Die loopt automatisch vanaf de dag na de vervaldatum — daar is geen aanmaning voor nodig. Bij particulieren geldt de gewone wettelijke rente van 4%.

Rekenvoorbeeld: een zakelijke factuur van €5.000 die 60 dagen te laat is: €5.000 × 10,4% × 60/365 ≈ €85 rente. Geen vetpot, maar het maakt te laat betalen voor de klant voelbaar — en jij staat volledig in je recht. Het stappenplan van Ondernemersplein bevestigt deze volgorde.

Hoe voorkom je wanbetalers?

Voorkomen werkt beter dan aanmanen:

• Spreek een aanbetaling af. Bij grotere klussen is 30 tot 50% vooraf normaal, zeker bij nieuwe klanten of als je materiaal moet inkopen. Wie niet wil aanbetalen, geeft je gratis informatie over zijn betaalgedrag. Leg het vast in je offerte.
• Factureer direct na oplevering. Elke week wachten is een week extra krediet. Wettelijk moet je factuur er uiterlijk de 15e dag van de maand na levering zijn — maar voor je cashflow geldt: hoe eerder, hoe beter.
• Zet een korte, duidelijke termijn op de factuur ("betaling binnen 14 dagen") en zorg dat je factuur aan alle eisen voldoet, zodat een klant geen excuus heeft om hem "even terug te sturen".
• Regel je algemene voorwaarden met betalingstermijn, rente en incassokosten — dan sta je bij discussie meteen sterker.
• Check nieuwe zakelijke klanten even in het Handelsregister voordat je voor duizenden euro's aan het werk gaat.

Veelgestelde vragen

Hoe lang mag ik wachten met een aanmaning?

Zo kort als je wilt — je mag de dag na de vervaldatum al aan de bel trekken. Wacht in elk geval niet maanden: hoe ouder de vordering, hoe kleiner de kans op betaling. Een vaste routine (herinnering na 5 dagen, aanmaning na 14) werkt het best.

Mag ik het werk stilleggen als er niet betaald wordt?

Bij een lopende klus mag je in veel gevallen je werk opschorten als de klant een opeisbare factuur niet betaalt. Kondig dat wel schriftelijk aan en blijf redelijk. Leg dit recht bij voorkeur vast in je algemene voorwaarden, dan voorkom je discussie.

Wat als de klant de factuur betwist?

Dan is het geen incassozaak maar een geschil. Reageer inhoudelijk, pak je dossier erbij (offerte, akkoord op meerwerk, oplevering) en zoek eerst een oplossing. Kom je er niet uit, dan kan een jurist, mediation of de rechter uitkomst bieden. Goed vastgelegde afspraken winnen hier.

Verjaart een onbetaalde factuur?

Ja. Vorderingen op zakelijke klanten verjaren in principe na vijf jaar; bij consumentenkoop van producten geldt twee jaar. Elke schriftelijke sommatie "stuit" de verjaring en start de termijn opnieuw. Laat het zover niet komen: hoe sneller je actie onderneemt, hoe groter je kans op geld.