Sum-ITIn goede algemene voorwaarden staan minimaal: een beperking van je aansprakelijkheid, je betalingstermijn, afspraken over meerwerk, wie eigenaar wordt van je werk, en wat er gebeurt bij annulering of overmacht. Minstens zo belangrijk: je moet ze "ter hand stellen". Je klant moet ze vóór of bij het sluiten van de deal ontvangen, anders kan de rechter ze van tafel vegen. Hieronder loop je alle onderdelen langs, met een checklist en gratis bronnen voor modellen.
Waarom heb je als zzp'er algemene voorwaarden nodig?
Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar wel je goedkoopste juridische bescherming. Je legt er één keer in vast wat anders bij elke klus opnieuw besproken moet worden: wanneer er betaald wordt, wat er gebeurt bij annulering, en hoe ver je aansprakelijkheid reikt.
Stel: Lisa is fotograaf. Een klant zegt een bruiloftsreportage twee dagen van tevoren af. Zonder voorwaarden begint dan een discussie; met een annuleringsbeding krijgt ze gewoon een deel betaald. KVK legt de basis goed uit in hoe je algemene voorwaarden maakt.
Wat moet er in je algemene voorwaarden staan?
Loop deze checklist langs:
- Aansprakelijkheidsbeperking. Beperk je aansprakelijkheid tot bijvoorbeeld het factuurbedrag, of tot wat je verzekering uitkeert. Sluit indirecte schade (zoals gemiste omzet van je klant) uit. Dit is voor de meeste zzp'ers het belangrijkste artikel.
- Betalingstermijn. Wettelijk geldt tussen bedrijven standaard 30 dagen. Langer afspreken mag tot maximaal 60 dagen. En let op: een grootbedrijf moet een mkb'er of zzp'er altijd binnen 30 dagen betalen, wat er ook in hun inkoopvoorwaarden staat.
- Rente en incassokosten. Betaalt je klant te laat? Leg vast dat je wettelijke handelsrente rekent — per 1 juli 2026 is die 10,4% — plus incassokosten volgens de wettelijke staffel (minimaal €40).
- Meerwerk. Extra werk buiten de offerte is niet gratis. Spreek af dat meerwerk vooraf (schriftelijk, een appje telt ook) wordt bevestigd en apart wordt gefactureerd.
- Intellectueel eigendom. Blijft jouw ontwerp, code, tekst of foto van jou tot er betaald is? Geef je een gebruikslicentie of draag je alles over? Leg het vast.
- Offerte en annulering. Hoe lang is je offerte geldig, en wat kost afzeggen? Sluit dit aan op hoe je offertes maakt als zzp'er.
- Levertermijnen en overmacht. Wat gebeurt er bij ziekte, of als materialen niet leverbaar zijn?
- Klachten en geschillen. Binnen hoeveel dagen moet een klant klagen, en welk recht geldt (Nederlands recht)?
De betaaltermijnen in het kort:
| Situatie (B2B) | Termijn |
|---|---|
| Niets afgesproken | 30 dagen |
| Afwijkende afspraak | Maximaal 60 dagen |
| Grootbedrijf betaalt mkb/zzp | Maximaal 30 dagen |
Wanneer zijn algemene voorwaarden geldig?
Hier gaat het vaak mis. Voorwaarden gelden alleen als je klant ze kon kennen vóór of bij het sluiten van de overeenkomst. Dat heet ter hand stellen. In de praktijk:
- Stuur ze als pdf mee met elke offerte en verwijs ernaar in de offertetekst ("op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, bijgevoegd").
- Laat de klant de offerte inclusief voorwaarden bevestigen.
- Alleen een verwijzing achteraf op je factuur is te laat — dan gelden ze niet.
Deponeren bij KVK of de rechtbank kan, maar vervangt het ter hand stellen niet. Zie ook de uitleg van KVK over algemene voorwaarden delen. Zet op je factuur wél opnieuw een verwijzing; hoe een correcte factuur eruitziet lees je in factuur maken: de eisen.
Waar vind je gratis modelvoorwaarden?
Veel brancheorganisaties bieden leden gratis modelvoorwaarden aan: in de bouw, de creatieve sector, de IT en de zorg. Die zijn juridisch getoetst en passen bij de risico's van jouw vak. Ook Ondernemersplein zet de regels en aandachtspunten op een rij.
Kopieer niet zomaar de voorwaarden van een concurrent. Dat mag niet (auteursrecht) en het is onverstandig: er kunnen bepalingen in staan die voor jouw situatie juist slecht uitpakken.
In 5 stappen naar werkende voorwaarden
- Start met een model van je brancheorganisatie of een juridische aanbieder.
- Pas de kernpunten aan op jouw praktijk: aansprakelijkheid, betalingstermijn, meerwerk, eigendom.
- Laat ze één keer checken door een jurist — dat kost een paar honderd euro en verdient zichzelf terug bij het eerste conflict.
- Stuur ze vanaf nu met élke offerte mee en laat de klant bevestigen.
- Gebruik ze actief: verwijs ernaar bij meerwerk en bij te late betaling. Wordt er echt niet betaald, volg dan het stappenplan in factuur niet betaald: dit doe je.
Veelgestelde vragen
Zijn algemene voorwaarden verplicht voor zzp'ers?
Nee. Maar zonder voorwaarden gelden alleen de wet en wat je per opdracht afspreekt. Met goede voorwaarden beperk je je aansprakelijkheid en voorkom je discussies over betaling, meerwerk en annulering. Eén keer goed regelen scheelt jaren gedoe.
Moet ik mijn voorwaarden deponeren bij KVK?
Nee, deponeren is niet verplicht en maakt je voorwaarden niet automatisch geldig. Waar het om gaat: de klant moet ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ontvangen. Meesturen als pdf bij je offerte is de veiligste route.
Wat als mijn klant eigen inkoopvoorwaarden heeft?
Dan botsen twee sets voorwaarden. Meestal wint de partij die als eerste naar de eigen voorwaarden verwees, tenzij de ander die uitdrukkelijk afwijst. Wijs inkoopvoorwaarden dus expliciet af in je offerte als je je eigen voorwaarden wilt laten gelden.
Welke betalingstermijn mag ik afspreken?
Tussen bedrijven is 30 dagen de standaard en 60 dagen het wettelijke maximum. Een grootbedrijf moet zzp'ers en mkb'ers binnen 30 dagen betalen. Een kortere termijn, zoals 14 dagen, mag je gewoon afspreken.
Mag ik voorwaarden van een ander bedrijf kopiëren?
Nee. Op algemene voorwaarden rust auteursrecht. Bovendien passen andermans voorwaarden zelden bij jouw risico's. Gebruik een model van je brancheorganisatie en pas dat aan.