Sum-ITEen aanbetaling is een deel van het factuurbedrag dat je klant vooraf betaalt, vóór je aan de klus begint of materiaal inkoopt. Voor grotere opdrachten is 30% tot 50% vooraf gebruikelijk. Je legt de aanbetaling vast in je offerte of opdrachtbevestiging en stuurt er een gewone factuur voor, mét btw. Zo hoef je niet je eigen geld voor te schieten en loop je minder risico als een klant afhaakt. Bij het eindbedrag trek je de aanbetaling er weer af.
Waarom zou je een aanbetaling vragen?
Als zzp'er koop je vaak materiaal in of reserveer je weken werk voordat er één euro binnenkomt. Een aanbetaling verkleint drie risico's:
- Cashflow. Je schiet niet je eigen spaargeld voor om materiaal te kopen.
- Wanbetaling. Springt de klant halverwege af, dan heb je in elk geval een deel binnen. Een onbetaalde factuur achteraf is lastiger te innen.
- Commitment. Een klant die aanbetaalt, is serieus. Vrijblijvende toezeggingen worden vaste afspraken.
Vooral bij nieuwe klanten, grote materiaalinkoop of lange doorlooptijden is een aanbetaling verstandig.
Hoeveel aanbetaling vraag je?
Er is geen wettelijk vast percentage; het is een afspraak tussen jou en de klant. In de praktijk zie je deze verdeling:
| Situatie | Gebruikelijke aanbetaling |
|---|---|
| Kleine klus, bekende klant | 0% |
| Veel materiaalinkoop vooraf | Inkoopwaarde + marge (vaak 40–50%) |
| Grote opdracht, lange doorlooptijd | 30–50% vooraf |
| Meerdere maanden werk | Betaling in termijnen (bijv. 3 delen) |
| Nieuwe of buitenlandse klant | 50% of meer |
Een veelgebruikte verdeling voor een grotere klus is: een deel bij opdracht, een deel halverwege en het restant bij oplevering. Zo blijft je cashflow op peil en houdt de klant een prikkel om tot het eind mee te werken.
Hoe factureer je een aanbetaling? (stappenplan)
Een aanbetaling is geen los briefje: het is een echte factuur die aan de factuureisen voldoet. Zo pak je het aan:
- Spreek de aanbetaling af in je offerte of opdrachtbevestiging. Noem het bedrag of percentage en de betaaltermijn.
- Stuur een aanbetalingsfactuur met dezelfde gegevens als een gewone factuur: jouw en klantgegevens, factuurnummer, datum, omschrijving en btw.
- Bereken btw over de aanbetaling. Je bent de btw verschuldigd op het moment dat je de vooruitbetaling ontvangt. Vraag je bijvoorbeeld €1.000 aan met 21% btw, dan factureer je €1.210.
- Start met de klus zodra de aanbetaling binnen is.
- Maak de eindfactuur voor het totaalbedrag en trek de al betaalde (en al gefactureerde) aanbetaling er zichtbaar van af.
Belangrijk voor de btw: bij een vooruitbetaling ontstaat de btw-plicht al bij ontvangst van het geld, niet pas bij oplevering. Reik je factuur op tijd uit — uiterlijk de 15e dag van de maand na de maand waarin je de aanbetaling ontving. De actuele regels staan op belastingdienst.nl. Neem de aanbetalingsfactuur mee in de btw-aangifte van het juiste kwartaal.
Rekenvoorbeeld: stukadoor Lisa
Lisa neemt een klus aan van €4.000 exclusief btw. Ze spreekt 40% aanbetaling af.
- Aanbetalingsfactuur: €1.600 + 21% btw = €1.936. De klant betaalt dit vooraf.
- Eindfactuur bij oplevering: €4.000 totaal − €1.600 aanbetaling = €2.400 resterend + 21% btw = €2.904.
- Totaal ontvangen: €1.936 + €2.904 = €4.840, waarvan €840 btw die Lisa afdraagt.
Zo betaalt de klant nooit dubbel btw, want beide facturen samen tellen op tot het totaalbedrag.
Hoe leg je de afspraak juridisch goed vast?
Zet de aanbetaling zwart-op-wit. Dat kan in je offerte, je opdrachtbevestiging of je algemene voorwaarden. Vermeld altijd:
- het bedrag of percentage van de aanbetaling;
- wanneer je de klus start (na ontvangst aanbetaling);
- de betaaltermijn van de aanbetalingsfactuur;
- wat er gebeurt bij annulering.
Voor betaaltermijnen tussen bedrijven geldt standaard 30 dagen, met een wettelijk maximum van 60 dagen. Meer over zakelijke betaalafspraken lees je op ondernemersplein.nl. Voor de KVK-basisregels rond ondernemen kun je terecht op kvk.nl.
Veelgestelde vragen
Moet ik btw rekenen over een aanbetaling?
Ja. Bij een vooruitbetaling ben je de btw verschuldigd op het moment dat je het geld ontvangt. Je stuurt dus een gewone factuur met btw. Op de eindfactuur trek je de al gefactureerde aanbetaling eraf, zodat de klant niet dubbel btw betaalt.
Hoeveel aanbetaling mag ik vragen?
Er is geen wettelijk maximum; je spreekt het percentage zelf met de klant af. Voor grotere klussen is 30% tot 50% vooraf gebruikelijk. Bij veel materiaalinkoop vraag je vaak minimaal de inkoopwaarde plus een deel van je marge.
Wat als de klant de klus annuleert na de aanbetaling?
Dat hangt af van je afspraken. Leg in je opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden vast of de aanbetaling terugbetaald wordt en welke kosten je in rekening brengt. Zonder afspraak wordt terugbetaling al snel een discussie.
Is een aanbetaling hetzelfde als een voorschot?
In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt. Beide betekenen: een deel van het bedrag vooraf betalen. Fiscaal behandel je ze hetzelfde: btw verschuldigd bij ontvangst en verrekening op de eindfactuur.