Sum-ITAls zzp'er ben je wettelijk verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken — een bedrijfspand of je woning waarop je btw hebt teruggevraagd — geldt zelfs 10 jaar. Die termijn geldt voor alles wat fiscaal van belang is: facturen, bonnen, bankafschriften, contracten en je grootboek. Je mag alles digitaal bewaren; je hoeft geen dozen vol papier te bewaren, zolang de gegevens compleet en leesbaar blijven. De termijn begint te lopen na afloop van het jaar waarin je administratie afsluit.
Waarom bestaat de bewaarplicht?
De Belastingdienst kan tot zeven jaar terug controleren of je aangiften klopten. Kunnen ze een boeking niet onderbouwen, dan mogen ze je aftrek of teruggevraagde btw terugdraaien. De bewaarplicht is dus geen pesterij: het is jouw bewijsmateriaal. Ben je een factuur of bon kwijt, dan mis je het bewijs dat een kostenpost echt zakelijk was — en dat kost je geld.
Wat moet je precies bewaren?
Alles wat je nodig hebt om je aangiften te onderbouwen. De belangrijkste stukken:
| Soort document | Bewaartermijn |
|---|---|
| Verkoopfacturen en offertes | 7 jaar |
| Inkoopbonnen en -facturen | 7 jaar |
| Bankafschriften (zakelijk) | 7 jaar |
| Grootboek, balans en w&v | 7 jaar |
| Btw- en IB-aangiften | 7 jaar |
| Contracten en overeenkomsten | 7 jaar |
| Gegevens over onroerende zaken | 10 jaar |
Je administratie noemt de Belastingdienst de "basisgegevens". Daar horen ook je urenregistratie voor het urencriterium en je kilometeradministratie bij.
Mag ik alles digitaal bewaren?
Ja. Je mag papieren bonnen scannen of fotograferen en het origineel weggooien, mits de digitale versie een juiste en volledige weergave is en leesbaar blijft. Een paar aandachtspunten:
- Bewaar het volledige document, niet alleen het bedrag. Een kassabon met btw-specificatie moet in zijn geheel bewaard blijven.
- Zorg dat je erbij kunt. Ook over zeven jaar. Kies opslag die je niet zomaar kwijtraakt en maak back-ups.
- Bewaar de btw-onderbouwing. Voor teruggevraagde voorbelasting moet de bon de btw duidelijk tonen.
- E-mails en verzendbewijzen tellen mee als ze fiscaal relevant zijn, bijvoorbeeld bij EU-leveringen.
Meer over het scannen en ordenen van bonnen lees je in bonnetjes bewaren voor de Belastingdienst.
Hoe archiveer je dit slim?
Een goede archivering kost je vooraf een half uur en scheelt je later veel zoekwerk. Werk zo:
- Maak per boekjaar een map. Bijvoorbeeld "Administratie 2026".
- Splits in submappen: verkoop, inkoop, bank, btw, contracten.
- Fotografeer bonnen meteen. Een bon van thermisch kassapapier vervaagt binnen een jaar — leg hem direct vast.
- Maak minstens één back-up op een tweede locatie (externe schijf of cloud).
- Sluit een jaar netjes af met je balans en winst- en verliesrekening, en laat de map dan zeven jaar met rust.
Vanaf wanneer telt de termijn?
De zeven jaar begint ná het jaar waarin de administratie is afgesloten. Administratie over 2026 moet je dus bewaren tot en met 2033. Loopt er nog een discussie of controle over een jaar, dan kan de termijn langer doorlopen.
De officiële regels vind je bij de Belastingdienst en bij Ondernemersplein.
Veelgemaakte fouten bij bewaren
De bewaarplicht is simpel, maar in de praktijk gaat het toch vaak mis. Let op deze valkuilen:
- Kassabonnen die vervagen. Thermisch papier wordt binnen een jaar onleesbaar. Fotografeer zo'n bon meteen; een lege bon is geen bewijs meer.
- Alleen het bankafschrift bewaren. Een afschrijving op je rekening is géén factuur. Je moet de onderliggende bon of factuur óók kunnen tonen, met de btw erop.
- Software waar je uit stapt. Stap je over naar een ander boekhoudpakket, zorg dan dat je oude jaren geëxporteerd en bewaard blijven. Toegang stopt vaak zodra je abonnement eindigt.
- Privémappen door elkaar. Houd je zakelijke administratie gescheiden van privé, zodat je bij een controle niet hoeft te zoeken.
- Te vroeg opruimen. Reken de termijn goed uit: administratie over 2026 mag pas ná 2033 weg.
Kortom: leg vast, bewaar volledig en houd het geordend. Dan is een eventuele controle een kwestie van een map openen in plaats van een paniekzoektocht.
Veelgestelde vragen
Hoelang moet ik mijn administratie bewaren?
Zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand of een woning waarop je btw hebt teruggevraagd, geldt tien jaar. De termijn gaat in na het jaar waarin je administratie is afgesloten.
Mag ik papieren bonnen weggooien na scannen?
Ja, mits de digitale versie compleet en leesbaar is en je de btw-specificatie kunt zien. Maak wel een back-up. Voor sommige officiële documenten met bewijswaarde is het verstandig het origineel te bewaren.
Wat gebeurt er als ik iets niet meer kan tonen?
Dan kun je een aftrekpost of teruggevraagde btw niet onderbouwen. De Belastingdienst mag die dan terugdraaien, en dat kan naheffing plus rente kosten. Bewaar dus alles wat een boeking staaft.
Geldt de bewaarplicht ook als ik stop met mijn onderneming?
Ja. De bewaarplicht loopt gewoon door nadat je bent gestopt. Je moet je administratie na beëindiging nog steeds de volledige termijn kunnen tonen.
Tellen mijn urenregistratie en kilometeradministratie ook mee?
Ja. Beide horen bij je administratie en onderbouwen je zelfstandigenaftrek en autokosten. Bewaar ze dezelfde zeven jaar als de rest.