Bonnetjes bewaren: wat de Belastingdienst echt eist

Je moet je administratie — dus ook bonnetjes en facturen — 7 jaar bewaren voor de Belastingdienst. Voor gegevens over onroerend goed, zoals een bedrijfspand, geldt zelfs 10 jaar. Digitaal bewaren mag, zolang je bestanden juist, volledig, leesbaar en controleerbaar blijven. Een goede scan of foto van een bonnetje is dus prima; het papiertje zelf mag daarna in principe weg. In dit artikel lees je precies welke termijn wanneer geldt, aan welke eisen digitaal bewaren moet voldoen, en hoe je een scan-routine opzet die je écht volhoudt.

Hoe lang moet je bonnetjes bewaren voor de Belastingdienst?

De wettelijke bewaarplicht voor je basisadministratie is 7 jaar. Dat staat gewoon op de site van de Belastingdienst. Onder die basisadministratie vallen onder meer je inkoop- en verkoopfacturen, bonnetjes, bankafschriften, je grootboek en je urenadministratie.

Er is één belangrijke uitzondering: gegevens over onroerende zaken. Koop je een bedrijfspand of laat je een verbouwing doen, dan bewaar je die stukken 10 jaar. Dat komt door de btw-herzieningstermijn: de Belastingdienst kan de btw-aftrek op vastgoed nog jaren later corrigeren.

Let op: de termijn gaat lopen ná het jaar waarin het stuk zijn belang verliest. Praktisch gezegd: een bonnetje uit 2026 moet je tot en met 2033 kunnen laten zien.

Mag je bonnetjes digitaal bewaren?

Ja. De Belastingdienst accepteert een digitale administratie, ook als het origineel op papier binnenkwam. Er gelden vier voorwaarden. Je digitale kopie moet:

1. Juist zijn — de scan klopt met het origineel.
2. Volledig zijn — alle gegevens staan erop, ook de achterkant als daar iets relevants staat.
3. Leesbaar zijn — nu én over 7 jaar. Een wazige foto telt niet.
4. Controleerbaar zijn — de Belastingdienst moet er binnen redelijke tijd bij kunnen.

Voldoe je hieraan, dan mag het papieren bonnetje weg. Dat is geen luxe maar noodzaak: veel kassabonnen staan op thermisch papier en zijn na twee jaar in een schoenendoos letterlijk verbleekt tot een leeg strookje. Een verbleekte bon is geen bewijs meer. Digitaal is dus niet alleen toegestaan, het is vaak veiliger dan papier.

Twijfel je over een specifiek document, bijvoorbeeld een notariële akte? Bewaar dan het origineel én de scan, of check de regels bij de Belastingdienst.

Waarom is dat bonnetje zo belangrijk?

Zonder bonnetje of factuur heb je een probleem op twee fronten.

Eerst de btw. Je mag alleen btw terugvragen op zakelijke aankopen als je een factuur of bon hebt die aan de eisen voldoet. Geen bon = geen aftrek van voorbelasting bij je btw-aangifte.

Daarna de inkomstenbelasting. Kosten verlagen je winst, en dus je belasting. Maar bij een controle moet je elke aftrekpost kunnen onderbouwen. Kun je dat niet, dan schrapt de inspecteur de aftrek en betaal je alsnog — soms met rente en boete erbovenop.

Stel: Sanne is schilder. Ze koopt in een jaar voor €4.000 aan verf, kwasten en schuurmateriaal, vaak bij de bouwmarkt. Raakt ze de helft van haar bonnetjes kwijt, dan staat er zo'n €2.000 aan kosten en ruim €400 aan btw op het spel. Dat is een dure schoenendoos.

Hoe zet je een scan-routine op die je volhoudt?

Het probleem is nooit het scannen zelf. Het probleem is de stapel van drie maanden die je "nog een keer" gaat doen. De oplossing: maak het moment van uitgeven ook het moment van vastleggen.

1. Scan direct bij aankoop. Loop je bij de groothandel naar buiten? Foto maken vóór je de auto start. Tien seconden, klaar.
2. Gebruik één vaste plek. Eén app of één map, geen mix van mail, WhatsApp-naar-jezelf en een la in de bus. Een tool voor bonnetjes scannen die de btw er meteen uit leest, scheelt ook nog het overtypen.
3. Check de leesbaarheid meteen. Bedrag, datum, leverancier en btw zichtbaar? Anders opnieuw.
4. Koppel de bon aan een klus of kostenpost. Dan weet je later nog wat zakelijk was en wat privé.
5. Zorg voor een back-up. Digitaal bewaren betekent ook: niet alles op één telefoon die in een emmer muurverf kan vallen.

Wie dit een week volhoudt, merkt dat het geen administratie meer voelt. Het is gewoon onderdeel van afrekenen.

Wat als je een bonnetje kwijt bent?

Geen paniek, wel actie. Vraag de leverancier om een kopiefactuur; webshops en groothandels hebben die vrijwel altijd digitaal klaarstaan. Lukt dat niet, dan maakt een bankafschrift de uitgave in elk geval aannemelijk voor de inkomstenbelasting — al blijft het zwakker bewijs dan een echte bon.

Voor de btw ligt het strenger: zonder factuur die aan de eisen voldoet, vervalt de aftrek van voorbelasting meestal. Maak er dus geen gewoonte van. En twijfel je bij een groot bedrag? Overleg met je boekhouder of check belastingdienst.nl.

Veelgestelde vragen

Hoe lang moet ik bonnetjes bewaren als zzp'er?

7 jaar. Voor gegevens over onroerend goed, zoals een bedrijfspand of grote verbouwing, geldt 10 jaar. De termijn loopt vanaf het moment dat het stuk zijn actuele belang voor je administratie verliest.

Mag ik papieren bonnetjes weggooien na het scannen?

Ja, in principe wel. Voorwaarde is dat de digitale versie juist, volledig, leesbaar en controleerbaar is, en dat 7 jaar blijft. Bij bijzondere documenten (zoals aktes) is het verstandig het origineel te houden of eerst te overleggen met je boekhouder.

Is een foto van een bonnetje genoeg voor de Belastingdienst?

Ja, als alle gegevens er scherp op staan: leverancier, datum, omschrijving, bedrag en btw. Een onscherpe of afgesneden foto kan bij controle worden afgekeurd. Controleer de foto dus direct even voordat je de bon weggooit.

Wat gebeurt er als ik bonnetjes mis bij een controle?

De Belastingdienst kan aftrekposten schrappen en teruggevraagde btw terugvorderen, eventueel met rente en boete. Bij een gebrekkige administratie kan de bewijslast bovendien worden omgekeerd: dan moet jij aantonen dat de aanslag te hoog is.