Sum-ITBetaalt je klant de factuur niet op tijd? Begin met een betalingsherinnering: een vriendelijk bericht dat de factuur openstaat, zonder extra kosten. Betaalt de klant daarna nog niet, dan stuur je een aanmaning: een strengere brief met een laatste betaaltermijn en de aankondiging dat je rente en incassokosten gaat rekenen. Een herinnering en een aanmaning zijn dus geen synoniemen — het is een oplopend traject. Hieronder lees je de termijnen, welke kosten je mag rekenen en vind je twee voorbeeldteksten die je direct kunt gebruiken.
Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?
Het onderscheid zit in toon, doel en gevolg.
Een betalingsherinnering is een servicebericht. Je gaat ervan uit dat de klant de factuur simpelweg vergeten is. De toon is vriendelijk, je noemt het factuurnummer en het openstaande bedrag, en je vraagt om binnen een paar dagen te betalen. Je rekent nog geen kosten.
Een aanmaning (ook wel ingebrekestelling genoemd) is de laatste stap voordat je verdere actie onderneemt. Je stelt een harde, laatste termijn en je kondigt aan dat je bij uitblijven van betaling wettelijke rente en incassokosten in rekening brengt. Deze brief is juridisch belangrijk: pas als je een klant formeel "in gebreke" hebt gesteld, mag je die extra kosten claimen.
Zorg dus dat je factuur zelf klopt voordat je gaat rappelleren. Een factuur die niet aan de eisen voldoet, is een makkelijk excuus om niet te betalen. Check daarom de eisen aan een factuur nog even.
Welke termijnen hanteer je?
De betaaltermijn spreek je af op de factuur of in je algemene voorwaarden. Spreek je niets af met een zakelijke klant, dan geldt volgens de wet een standaardtermijn van 30 dagen. Tussen bedrijven mag je een langere termijn afspreken, maar die mag in principe niet langer zijn dan 60 dagen. Meer hierover lees je bij Ondernemersplein over betalingstermijnen.
Een logisch schema ziet er zo uit:
| Stap | Wanneer | Wat stuur je |
|---|---|---|
| Factuur | Bij oplevering | Factuur met betaaltermijn (bijv. 14 of 30 dagen) |
| 1e herinnering | 3–5 dagen na vervaldatum | Vriendelijke herinnering, geen kosten |
| 2e herinnering | ± 1 week later | Kort en zakelijk, nieuwe termijn |
| Aanmaning | ± 1 week later | Laatste termijn + rente/kosten aangekondigd |
| Incasso | Na verlopen laatste termijn | Overdracht aan incassobureau of deurwaarder |
Let op één belangrijk verschil. Is je klant een consument (particulier)? Dan ben je verplicht eerst een zogenoemde 14-dagenbrief (WIK-brief) te sturen: een aanmaning waarin de klant nog 14 dagen krijgt om zonder extra kosten te betalen. Pas daarna mag je incassokosten rekenen. Bij een zakelijke klant is die brief niet verplicht; daar mag je de kosten in principe direct na de vervaldatum rekenen, mits je dat vooraf hebt afgesproken.
Mag je rente en incassokosten rekenen?
Ja. Zodra de betaaltermijn is verstreken en je de klant in gebreke hebt gesteld, mag je twee dingen bovenop het factuurbedrag zetten.
Wettelijke rente. Bij een zakelijke klant geldt de wettelijke handelsrente. Die staat per 1 juli 2026 op 10,4% per jaar. Bij een consument geldt de gewone wettelijke rente van 4%. Je berekent de rente over de dagen dat de factuur te laat is.
Incassokosten. Deze zijn wettelijk vastgelegd via een staffel over het openstaande bedrag, met een minimum van €40:
| Deel van de hoofdsom | Percentage |
|---|---|
| Over de eerste €2.500 | 15% (minimaal €40) |
| Over de volgende €2.500 | 10% |
| Over de volgende €5.000 | 5% |
| Over de volgende €190.000 | 1% |
| Over het meerdere | 0,5% |
Een voorbeeld: staat er €1.000 open, dan zijn de incassokosten 15% = €150. Bij €200 open zou 15% maar €30 zijn, dus geldt het minimum van €40. De officiële uitleg en rekenregels vind je bij Rijksoverheid over incassokosten.
Voorbeeldtekst herinnering en aanmaning
Voorbeeld betalingsherinnering (vriendelijk):
Beste [naam], Vast een kleine attendering: factuur [nummer] van [datum] voor €[bedrag] staat nog open. De betaaltermijn is inmiddels verstreken. Mogelijk is het aan je aandacht ontsnapt. Wil je het bedrag binnen 5 dagen overmaken op [rekeningnummer]? Heb je de factuur niet ontvangen, laat het me weten dan stuur ik hem opnieuw. Alvast bedankt!
Voorbeeld aanmaning (laatste termijn):
Beste [naam], Ondanks eerdere herinneringen is factuur [nummer] van €[bedrag] nog niet betaald. Ik verzoek je het bedrag uiterlijk [datum, minimaal 14 dagen bij een consument] over te maken. Blijft betaling uit, dan ben ik genoodzaakt wettelijke rente en incassokosten (minimaal €40) in rekening te brengen en de vordering uit handen te geven. Ik ga ervan uit dat dat niet nodig is.
Stappenplan als betaling helemaal uitblijft
- Bel de klant. Vaak los je het met één telefoontje op.
- Stuur de aanmaning schriftelijk (mail volstaat, maar bewaar bewijs).
- Wacht de laatste termijn af.
- Schakel een incassobureau of deurwaarder in, of start desnoods een procedure.
Blijf je met veel te late betalers zitten, lees dan het uitgebreidere artikel over wat te doen als je factuur niet betaald wordt. Betere afspraken vooraf voorkomen gedoe achteraf — begin daarom al bij je offerte.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?
Een herinnering is een vriendelijk bericht zonder kosten dat een factuur openstaat. Een aanmaning is de laatste, strengere brief met een definitieve termijn waarin je rente en incassokosten aankondigt. De aanmaning stelt de klant formeel in gebreke.
Moet ik altijd eerst een herinnering sturen?
Wettelijk hoef je niet meerdere keren te rappelleren, maar het is verstandig. Bij een consument ben je wél verplicht eerst een 14-dagenbrief te sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Bij zakelijke klanten mag dat sneller.
Hoeveel incassokosten mag ik rekenen?
Dat volgt uit een wettelijke staffel: 15% over de eerste €2.500, met een minimum van €40. Bij hogere bedragen lopen de percentages af. Je mag daarnaast wettelijke rente rekenen over de te late periode.
Hoeveel rente mag ik rekenen bij een zakelijke klant?
Bij zakelijke klanten geldt de wettelijke handelsrente. Die staat per 1 juli 2026 op 10,4% per jaar. Bij particulieren geldt de gewone wettelijke rente van 4%. Je rekent de rente over het aantal dagen dat de betaling te laat is.
Mag ik de betaaltermijn zelf bepalen?
Ja, je spreekt de termijn af op de factuur of in je algemene voorwaarden. Zonder afspraak geldt tussen bedrijven 30 dagen. Een langere termijn dan 60 dagen is tussen ondernemers meestal niet toegestaan.