Sum-ITEen projectbegroting is een schatting vooraf van alle kosten en uren van een klus, plus een marge, zodat je weet welke prijs je minimaal moet vragen om winst te maken. Je maakt hem in vier stappen: schat de uren, tel het materiaal op, reken kosten van derden mee en zet er een marge bovenop. Reken je te krap, dan werk je met verlies; reken je te ruim, dan prijs je jezelf uit de markt. Een goede calculatie zit daar tussenin. Hieronder lees je hoe je stap voor stap een begroting opstelt die je offerte onderbouwt en je marge beschermt.
Wat staat er in een projectbegroting?
Een begroting (of calculatie) bestaat uit een paar vaste onderdelen. Zet ze in een simpel overzicht:
| Onderdeel | Wat het is | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Arbeid | Jouw uren × uurtarief | 40 uur × €55 = €2.200 |
| Materiaal | Alles wat je inkoopt | Hout, verf, onderdelen: €600 |
| Kosten derden | Ingehuurde hulp, onderaanneming | Loodgieter: €350 |
| Overige kosten | Reis, huur materieel, vergunning | €150 |
| Onvoorzien | Buffer voor tegenvallers | 10% van subtotaal |
| Marge/winst | Opslag voor risico en winst | 10–15% |
De optelsom is je kostprijs plus winst — het bedrag dat op je offerte komt. Werk je vaak met vaste prijzen, dan is deze calculatie het verschil tussen winst en verlies.
Hoe schat je de uren goed in?
Het inschatten van uren is voor de meeste zzp'ers het lastigste. Drie tips:
- Hak het project in stukken. Schat per onderdeel (voorbereiding, uitvoering, afwerking, oplevering) apart. Kleine brokken schat je nauwkeuriger dan één groot geheel.
- Kijk naar eerdere klussen. Heb je iets vergelijkbaars gedaan? Gebruik die werkelijke uren als basis. Daarom is bijhouden wat een klus écht kostte zo waardevol — zie winst per klus berekenen.
- Tel voorbereiding en reistijd mee. Offertes, overleg, inkoop en rijden zijn ook uren. Vergeet je die, dan verdwijnt je marge stilletjes.
Voor het uurtarief zelf: reken dat niet uit je onderbuik, maar op basis van je kosten en gewenste inkomen. Gebruik de uurtarief-calculator of lees uurtarief berekenen.
Hoe reken je materiaal en kosten van derden mee?
Voor materiaal geldt: neem de inkoopprijs exclusief btw en tel er eventueel een kleine opslag bij voor inkooptijd, transport en afval. Zet grote of dure materialen apart in je begroting, zodat prijsschommelingen zichtbaar blijven. Loopt een project over langere tijd, bouw dan een voorbehoud in voor prijsstijgingen.
Huur je een andere zzp'er in, reken diens kosten dan door en let op de regels. Bij inhuur van een collega spelen de Wet DBA en in de bouw de ketenaansprakelijkheid. Meer over ondernemerskosten en wat aftrekbaar is, vind je bij KVK over kostprijs berekenen.
Waarom moet je een marge en buffer inbouwen?
Een begroting is een schatting, en schattingen kloppen zelden precies. Daarom bouw je twee buffers in:
- Onvoorzien (post onvoorzien). Reken 5–15% extra op je kostprijs voor tegenvallers: dingen die tegenzitten, extra reparaties, fouten. Hoe onzekerder de klus, hoe hoger dit percentage.
- Winstmarge. Bovenop je kosten wil je winst maken. Zonder marge werk je precies quitte, en dan levert een tegenvaller meteen verlies op.
Deze buffers zijn geen "afzetterij" — ze dekken risico dat jij als ondernemer draagt. Vergeet ook niet dat je over je winst nog belasting en premies betaalt; zet daar op tijd geld voor opzij met de belastingpotje-calculator.
Stappenplan: van begroting naar offerte
- Knip het project op in onderdelen.
- Schat per onderdeel de uren en vermenigvuldig met je uurtarief.
- Tel het materiaal op tegen inkoopprijs (excl. btw).
- Voeg kosten van derden en overige kosten toe.
- Zet er een post onvoorzien (5–15%) bovenop.
- Tel een winstmarge op (bijv. 10–15%).
- Zet het totaal in een heldere offerte, met btw apart vermeld.
Bewaar je begroting bij het project. Zo kun je na afloop vergelijken wat je begrootte met wat het écht werd — dé manier om de volgende keer scherper te calculeren. Loopt er onderweg extra werk in? Dan factureer je dat als meerwerk, niet uit je eigen zak.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een begroting en een offerte?
Een begroting is je interne calculatie: je optelling van uren, materiaal, kosten en marge. De offerte is wat de klant ziet: het aanbod met de prijs, gebaseerd op die begroting. De begroting onderbouwt je offerte, maar hoeft je niet volledig aan de klant te laten zien.
Hoeveel marge moet ik inbouwen?
Er is geen vast percentage. Veel zzp'ers rekenen 5–15% onvoorzien plus een winstmarge van 10–15%, afhankelijk van het risico en de branche. Hoe onzekerder de klus, hoe ruimer je buffer. Reken liever iets te ruim dan te krap.
Hoe schat ik uren nauwkeuriger in?
Hak het project op in kleine onderdelen en schat die apart. Gebruik werkelijke uren van eerdere, vergelijkbare klussen als basis. Vergeet voorbereiding, overleg, inkoop en reistijd niet — die worden het vaakst onderschat en eten je marge op.
Reken ik materiaal met of zonder btw?
In je begroting reken je met de inkoopprijs exclusief btw, want de btw die je betaalt vraag je meestal terug als voorbelasting. Op de factuur naar de klant zet je vervolgens btw over het totaalbedrag, volgens het geldende tarief.
Wat doe ik als het project duurder uitvalt dan begroot?
Valt het duurder uit door extra werk of wensen van de klant, dan reken je dat als meerwerk door — mits je de klant vooraf hebt gewaarschuwd. Valt het duurder uit door je eigen inschatting, dan leer je daarvan voor de volgende calculatie.