Sum-ITElke factuur die je stuurt, moet een uniek en opeenvolgend factuurnummer hebben. Dat is een harde eis van de Belastingdienst. "Opeenvolgend" betekent dat er geen gaten in de reeks mogen zitten: 1, 2, 3 — niet 1, 2, 5. "Uniek" betekent dat je elk nummer maar één keer gebruikt. Je mag zelf een logische opbouw kiezen, bijvoorbeeld met een jaartal erin, zolang de volgorde maar klopt en herleidbaar is. Hieronder lees je de precieze regels, een paar handige nummeropbouwen en hoe je fouten voorkomt die tot gedoe bij je btw-aangifte leiden.
Welke eisen stelt de Belastingdienst aan factuurnummers?
Het factuurnummer is een van de verplichte gegevens op een factuur. De eisen zijn:
- Uniek: elk nummer komt maar één keer voor.
- Opeenvolgend: de nummers lopen in een doorlopende reeks, zonder gaten.
- Herleidbaar: de Belastingdienst moet je facturen kunnen controleren. Ontbrekende nummers roepen vragen op.
Je mag meerdere reeksen naast elkaar gebruiken (bijvoorbeeld een aparte reeks per jaar of per onderneming), zolang elke reeks op zich opeenvolgend is en de nummers uniek blijven. De volledige lijst met verplichte factuurgegevens vind je bij de Belastingdienst over factuureisen en in ons artikel over de eisen aan een factuur.
Hoe bouw je een logisch factuurnummer op?
Je bent vrij in de opbouw. Een paar veelgebruikte varianten:
| Opbouw | Voorbeeld | Handig voor |
|---|---|---|
| Doorlopend | 1, 2, 3, 4 | Wie net begint, weinig facturen |
| Met jaartal | 2026-001, 2026-002 | Overzicht per jaar |
| Jaar + maand | 202608-01, 202608-02 | Veel facturen per maand |
| Met klantcode | 2026-KLA-01 | Wie per klant wil sorteren |
De meest gebruikte en veilige vorm is jaartal + volgnummer, bijvoorbeeld 2026-001. Je ziet in één oogopslag uit welk jaar de factuur komt, en je kunt per 1 januari opnieuw bij 001 beginnen. Belangrijk daarbij: begin elk jaar netjes met dezelfde opbouw en houd de reeks binnen dat jaar aaneengesloten.
Wil je liever nooit resetten, dan gebruik je één doorlopende reeks zonder jaartal die eeuwig doorloopt. Ook prima — kies wat bij jou past en blijf er consequent in.
Mag ik met factuurnummer 1 beginnen?
Ja, dat mag. Sommige zzp'ers beginnen liever met een hoger nummer, bijvoorbeeld 2026-100, zodat het niet lijkt alsof je net begonnen bent. Ook dat is toegestaan, zolang je vanaf dat startpunt maar netjes opeenvolgend doortelt. Het gaat de Belastingdienst niet om het startgetal, maar om de doorlopende, controleerbare reeks. Zet je stappen als starter goed neer met de checklist voor starters.
Wat als ik een fout maak of een factuur moet crediteren?
Hier gaat het vaak mis. Twee regels helpen je:
- Sla nooit zomaar een nummer over. Merk je dat je een nummer per ongeluk hebt overgeslagen, herstel het dan of documenteer waarom het ontbreekt. Gaten in de reeks kunnen bij een controle vragen oproepen.
- Verwijder een verkeerde factuur niet. Heb je een factuur al verstuurd en klopt er iets niet? Trek hem niet terug, maar maak een creditfactuur (creditnota). Die krijgt gewoon het volgende nummer uit je reeks en verwijst naar de originele factuur. Zo blijft de reeks compleet en klopt je btw.
Een creditnota corrigeert de btw die je te veel of te weinig had berekend. Die correctie neem je mee in je btw-aangifte. Kleine btw-correcties (tot en met €1.000) mag je in je eerstvolgende aangifte meenemen; bij grotere bedragen doe je een aparte suppletie. Zo voorkom je dat een nummerfout doorwerkt in verkeerde btw-afdracht.
Stappenplan voor een sluitende nummering
- Kies je opbouw (bijvoorbeeld
2026-001) en leg die vast. - Nummer elke factuur direct bij het aanmaken, in volgorde.
- Gebruik voor proforma's of offertes een aparte aanduiding, zodat ze niet in je echte reeks belanden — zie proformafactuur.
- Corrigeer fouten met een creditnota, nooit door te verwijderen.
- Bewaar alle facturen (ook de gecrediteerde) 7 jaar; digitaal mag.
- Controleer aan het einde van elk kwartaal of de reeks nog compleet is.
Die bewaarplicht van 7 jaar geldt voor je hele administratie. Bewaar dus ook je inkoopfacturen en bonnetjes netjes. Meer over de administratieplicht lees je bij KVK over je administratie bewaren.
Veelgestelde vragen
Moeten factuurnummers echt opeenvolgend zijn?
Ja. De Belastingdienst eist dat elk factuurnummer uniek is en dat de nummers een doorlopende reeks vormen. Gaten in de reeks kunnen bij een controle vragen oproepen. Je mag wel meerdere aparte reeksen naast elkaar gebruiken, zolang elke reeks op zich opeenvolgend blijft.
Mag ik het factuurnummer per jaar resetten?
Ja, dat mag, mits je opbouw dat ondersteunt. Gebruik je bijvoorbeeld `2026-001`, dan kun je op 1 januari opnieuw bij 001 beginnen omdat het jaartal het nummer uniek houdt. Blijf consequent in je gekozen opbouw.
Wat doe ik met een verkeerde factuur?
Verwijder hem niet. Maak een creditfactuur (creditnota) met het volgende nummer uit je reeks, die naar de originele factuur verwijst. Zo blijft de reeks compleet en corrigeer je meteen de btw op de juiste manier.
Mag ik met een hoog nummer beginnen?
Ja. Je mag starten met bijvoorbeeld `2026-100` in plaats van `001`. De Belastingdienst kijkt niet naar het startgetal, maar naar de doorlopende en controleerbare reeks vanaf dat punt.
Hoelang moet ik mijn facturen bewaren?
Je bewaart je facturen minimaal 7 jaar als onderdeel van je administratie. Voor gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar. Digitaal bewaren mag, zolang de facturen volledig en leesbaar blijven.