Sum-ITEen proformafactuur is een voorlopig overzicht van wat een levering of dienst gaat kosten. Het lijkt op een echte factuur — met bedragen en btw-percentages — maar het is er géén. Er hoeft geen btw over te worden afgedragen, de klant kan er geen btw mee terugvragen, en het telt niet mee in je administratie als verkoop. Je gebruikt het als vooraankondiging, prijsopgave of om een klant te laten vooruitbetalen. Zodra het werk klaar is of het bedrag binnen is, stuur je de échte factuur. Hieronder lees je precies wanneer je een proforma inzet en hoe je er een opstelt.
Wat is een proformafactuur precies?
"Pro forma" betekent letterlijk "voor de vorm". Het document heeft de vórm van een factuur, maar mist de juridische en fiscale waarde ervan. Het is een informatief overzicht: je laat de klant zien wat je gaat leveren en wat het kost, inclusief eventuele btw ter illustratie.
Het belangrijkste kenmerk: een proformafactuur is geen boekstuk. Je neemt hem niet op in je btw-aangifte en de klant mag de vermelde btw niet als voorbelasting aftrekken. Zet daarom altijd duidelijk het woord "Proforma" bovenaan, zodat er geen misverstand ontstaat. Een gewone factuur die aan alle eisen voldoet, geeft de klant wél recht op btw-aftrek — zie de eisen aan een factuur.
Wat is het verschil met een gewone factuur?
De verschillen op een rij:
| Kenmerk | Proformafactuur | Gewone factuur |
|---|---|---|
| Doel | Vooraankondiging / prijsopgave | Betaalverzoek na levering |
| Btw afdragen | Nee | Ja |
| Btw terugvragen door klant | Nee | Ja (als aan eisen voldaan) |
| Onderdeel administratie | Nee | Ja, verplicht bewaren |
| Factuurnummer nodig | Nee (of aparte reeks) | Ja, uniek en opeenvolgend |
| Juridisch een factuur | Nee | Ja |
Een proforma lijkt qua uiterlijk sterk op een offerte, maar een offerte is een aanbod dat de klant nog moet accepteren. Een proforma gebruik je meestal ná de afspraak, om een vooruitbetaling of een formeel prijsoverzicht te geven.
Wanneer gebruik je een proformafactuur?
Er zijn een paar typische situaties:
- Vooruitbetaling vragen. Je wilt (een deel van) het bedrag binnen hebben voordat je begint, bijvoorbeeld bij een nieuwe klant of dure materialen.
- Prijsoverzicht voor akkoord. De klant heeft intern een document nodig om budget vrij te maken of een inkooporder aan te maken.
- Export en douane. Bij leveringen naar het buitenland vraagt de douane vaak een proformafactuur voor de waardebepaling van de goederen.
- Aanbetaling in een langer project. Je splitst een groot project in delen en stuurt vooraf een indicatie.
Let op: vraag je een echte vooruitbetaling en factureer je die formeel, dan is dat een voorschotfactuur (of voorschotnota), en dáár moet je wél btw over afdragen. De Belastingdienst legt dat uit bij voorschotnota's. Een proforma is dus iets anders dan een voorschotnota: de proforma is puur informatief, de voorschotnota is een echt btw-document.
Staat er btw op een proformafactuur?
Je mag de btw wél vermelden ter informatie, zodat de klant het totaalbedrag ziet. Maar die btw is niet "verschuldigd": je hoeft hem niet af te dragen in je btw-aangifte, en de klant kan hem er niet mee terugvragen. Val je onder de kleineondernemersregeling, dan reken je sowieso geen btw — kijk dan bij de KOR.
Het moment waarop je btw verschuldigd wordt, ligt bij de échte factuur (of bij een echte vooruitbetaling). Zorg dat je die op tijd stuurt: uiterlijk de 15e dag van de maand ná de levering. Meer over die termijn en de eisen lees je bij Ondernemersplein over factuur maken.
Hoe stel je zelf een proformafactuur op?
Je maakt hem net als een gewone factuur, met één belangrijke toevoeging. Volg deze stappen:
- Neem je normale factuurlayout en zet groot en duidelijk "Proformafactuur" bovenaan.
- Vermeld je bedrijfsgegevens, KVK-nummer en btw-id.
- Zet de klantgegevens erop.
- Omschrijf de producten of diensten met aantallen en prijzen.
- Toon het subtotaal, de btw (ter illustratie) en het totaalbedrag.
- Gebruik géén nummer uit je gewone, opeenvolgende factuurreeks — dat voorkomt gaten in je factuurnummering. Gebruik bijvoorbeeld "PF-2026-001" of helemaal geen nummer.
- Vermeld eventueel een geldigheidsdatum of betaalinstructie.
Zodra de klant akkoord is of vooruitbetaalt, zet je de proforma om in een echte factuur met een nummer uit je reguliere reeks. Zo blijft je administratie kloppend en houd je grip op je projectadministratie.
Veelgestelde vragen
Is een proformafactuur rechtsgeldig?
Een proformafactuur is geen officiële factuur en geeft geen recht op btw-aftrek. Het is een informatief document. Voor de administratie en de btw telt alleen de echte factuur die je erna stuurt. Zet daarom altijd duidelijk "Proforma" bovenaan.
Moet ik btw afdragen over een proformafactuur?
Nee. Over een proformafactuur hoef je geen btw af te dragen, omdat het geen echte factuur is. Pas bij de definitieve factuur of bij een echte vooruitbetaling (voorschotnota) wordt de btw verschuldigd en neem je die op in je aangifte.
Wat is het verschil met een offerte?
Een offerte is een aanbod dat de klant nog moet accepteren. Een proformafactuur gebruik je meestal ná de afspraak, als prijsoverzicht of om een vooruitbetaling te vragen. Qua uiterlijk lijkt de proforma meer op een factuur dan een offerte.
Heeft een proformafactuur een factuurnummer nodig?
Niet uit je gewone reeks. Omdat het geen echt boekstuk is, gebruik je beter een aparte aanduiding zoals "PF-001" of laat je het nummer weg. Zo houd je je officiële factuurnummering opeenvolgend en zonder gaten.
Wanneer stuur ik dan de echte factuur?
Zodra je hebt geleverd of de klant vooruitbetaalt. De echte factuur moet uiterlijk de 15e dag van de maand na de levering de deur uit. Dan gebruik je een nummer uit je reguliere factuurreeks en draag je de btw af.