Sum-ITJe boekhouding inrichten begint met vier dingen: bewaar al je facturen en bonnetjes, houd je inkomsten en uitgaven bij, zet elke maand geld opzij voor de belasting, en kies één plek waar alles samenkomt. Doe dit vanaf je eerste factuur, niet pas rond de aangifte. De Belastingdienst verplicht je een administratie te voeren en die zeven jaar te bewaren. Hieronder lees je precies wat je bijhoudt, hoe je het ordent en welke termen je moet kennen.
Wat moet je als zzp'er bijhouden?
De Belastingdienst schrijft geen vast systeem voor, maar je administratie moet compleet en controleerbaar zijn. Deze onderdelen horen er altijd in:
| Onderdeel | Wat je bewaart |
|---|---|
| Verkoopfacturen | Alle facturen die je zelf verstuurt, op volgorde en met doorlopend nummer |
| Inkoopfacturen en bonnetjes | Alles wat je koopt voor je werk: materiaal, gereedschap, brandstof, software |
| Bankafschriften | Zakelijke en relevante privé-afschriften |
| Kilometeradministratie | Zakelijke ritten als je die aftrekt |
| Urenregistratie | Je gewerkte uren, belangrijk voor het urencriterium |
| Btw-overzichten | Per kwartaal: btw die je ontving en betaalde |
Bewaar alles minimaal zeven jaar (voor onroerend goed tien jaar). Digitaal bewaren mag, als het maar leesbaar en compleet blijft. Meer over bonnetjes lees je in bonnetjes bewaren voor de Belastingdienst. De officiële regels staan op belastingdienst.nl.
Mappen of software: wat kies je?
Je kunt je administratie op drie manieren bijhouden. De keuze hangt af van hoeveel facturen je hebt en hoe handig je bent met cijfers.
- Fysieke mappen. Alles op papier in ordners. Werkt bij heel weinig facturen, maar zoeken en optellen kost veel tijd en bonnetjes vervagen.
- Excel of een spreadsheet. Je typt inkomsten en uitgaven in kolommen. Goedkoop en flexibel, maar foutgevoelig bij groei. Lees de afweging in boekhouden in Excel of met een programma.
- Boekhoudsoftware. Je maakt facturen, scant bonnetjes en de btw wordt automatisch bijgehouden. Kost een maandbedrag maar scheelt fouten en tijd. Waar je op let staat in een boekhoudprogramma kiezen.
Voor de meeste zzp'ers werkt digitaal het prettigst: je vindt alles terug en je btw-aangifte is sneller klaar.
Hoe zet je het stap voor stap op?
Richt je administratie in met deze stappen, het liefst in je eerste week als ondernemer:
- Scheid zakelijk en privé. Een aparte betaalrekening is niet verplicht voor een eenmanszaak, maar houdt je overzicht schoon. Zie zakelijke rekening voor zzp'ers.
- Kies je systeem. Mappen, Excel of software. Begin simpel, maar kies iets dat meegroeit.
- Maak vaste categorieën. Bijvoorbeeld omzet, materiaal, vervoer, gereedschap, verzekeringen. Zo zie je later snel je aftrekposten.
- Boek meteen, niet later. Verwerk een bon dezelfde week. Uitstel is de grootste bron van fouten en kwijtgeraakte bonnetjes.
- Zet belasting opzij. Reserveer bij elke betaalde factuur een deel voor inkomstenbelasting en btw. Reken je aandeel uit met de belastingpotje-calculator.
- Plan je btw-momenten. Zet de kwartaaldeadlines in je agenda: 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari.
Welke termen moet je kennen?
Je hoeft geen boekhouder te worden, maar deze begrippen kom je overal tegen:
- Omzet: alles wat je factureert, exclusief btw.
- Winst: omzet min je zakelijke kosten. Over je winst betaal je inkomstenbelasting.
- Btw (omzetbelasting): de belasting die je bovenop je prijs rekent en afdraagt. Zie btw-aangifte voor zzp'ers.
- Voorbelasting: de btw die je zelf betaalt op inkopen en mag terugvragen.
- Aftrekpost: een zakelijke kost die je winst verlaagt.
- Afschrijven: dure spullen (vanaf €450) verdeel je over meerdere jaren in plaats van in één keer.
Hoeveel tijd kost dit per maand?
Als je bijhoudt terwijl je werkt, ben je meestal een half uur tot een uur per week kwijt. Laat je het opsparen, dan wordt het rond de aangifte een avond zwoegen met halve bonnetjes. Het geheim is niet hard werken, maar korte, vaste momenten. Boek bijvoorbeeld elke vrijdag je bonnetjes van die week in.
Wil je later een boekhouder inschakelen voor de aangifte? Dan helpt een nette administratie enorm. Lees hoe je die samenwerking soepel houdt in samenwerken met een boekhouder en of dat bij je past in boekhouder of zelf doen.
Veelgestelde vragen
Moet ik als zzp'er een boekhouding voeren?
Ja. De Belastingdienst verplicht iedere ondernemer een administratie bij te houden en die zeven jaar te bewaren (tien jaar voor onroerend goed). Hoe je het doet mag je zelf bepalen, als het maar volledig en controleerbaar is.
Heb ik een zakelijke bankrekening nodig?
Voor een eenmanszaak is dat niet wettelijk verplicht. Toch is een aparte betaalrekening handig: je houdt privé en zakelijk gescheiden en je administratie blijft overzichtelijk. Dat scheelt tijd bij je aangifte.
Wanneer begin ik met mijn administratie?
Meteen bij je eerste factuur of je eerste zakelijke aankoop. Ook kosten die je maakte vóór je inschrijving kunnen aftrekbaar zijn, dus bewaar die bonnetjes ook. Wachten tot de aangifte maakt het alleen lastiger.
Mag ik mijn administratie digitaal bewaren?
Ja. Digitaal bewaren is toegestaan, zolang de gegevens leesbaar, compleet en zeven jaar beschikbaar blijven. Een foto van een bonnetje volstaat meestal, maar bewaar het net zo zorgvuldig als papier.
Wat als ik een maand niets factureer?
Je houdt je administratie gewoon bij en doet ook btw-aangifte, ook bij €0 omzet. Sla je een verplichte aangifte over, dan riskeer je een boete. Een leeg kwartaal geef je simpelweg als nihilaangifte door.