Het juiste boekhoudprogramma kiezen als zzp'er

Een boekhoudprogramma kiezen doe je op basis van wat jij echt gebruikt, niet op de langste functielijst. Voor de meeste zzp'ers gaat het om vier dingen: facturen maken, bonnetjes scannen, je btw automatisch bijhouden en een nette export voor je boekhouder. Let daarnaast op gebruiksgemak, een duidelijk maandbedrag en of het pakket meegroeit. Hieronder lees je welke functies er echt toe doen, welke je vaak niet nodig hebt, en hoe je in een paar stappen tot een goede keuze komt.

Welke functies heb je echt nodig?

Software kan van alles, maar als zzp'er gebruik je maar een deel daarvan. Dit zijn de functies die er voor bijna iedereen toe doen:

Voldoet een pakket op deze punten, dan heb je de basis te pakken. Wat een goede factuur precies moet bevatten lees je in factuur maken: de eisen.

Welke functies heb je vaak niet nodig?

Veel pakketten pakken uit met functies die vooral voor grotere bedrijven bedoeld zijn. Als eenmanszaak zonder personeel gebruik je deze meestal niet:

• Salarisadministratie en loonstroken.
• Voorraadbeheer met complexe modules.
• Uitgebreide rapportages voor meerdere vestigingen.
• Koppelingen met systemen die jij niet gebruikt.

Betaal je voor een duur pakket vol functies die je nooit opent, dan schiet je je doel voorbij. Kies wat past bij een zzp'er, niet bij een mkb-bedrijf met tien man personeel.

Waar let je op bij prijs en voorwaarden?

Kijk verder dan alleen het maandbedrag. Loop deze punten na:

1. Wat zit er in de prijs? Zijn alle functies inbegrepen, of betaal je bij voor scannen, extra facturen of ondersteuning?
2. Zijn er meerdere pakketten? Meer keuzes betekent vaak dat je moet uitzoeken welke laag je nodig hebt. Eén helder plan is voor veel zzp'ers rustiger.
3. Kun je maandelijks opzeggen? Een jaarcontract bindt je langer dan je misschien wilt.
4. Is er een proefperiode? Zo test je of het werkt voordat je betaalt.
5. Blijft je data van jou? Check of je je administratie kunt exporteren als je overstapt.

Vergelijk pakketten op wat ze inhoudelijk bieden, niet alleen op de prijs. Een goedkoop pakket dat je niet gebruikt is duurder dan een pakket dat je tijd bespaart.

Hoe belangrijk is gebruiksgemak?

Heel belangrijk. Software die je niet snapt, gebruik je niet, en dan boek je alsnog te laat. Let daarom op:

• Duidelijke schermen. Snap je in vijf minuten hoe je een factuur maakt en een bon scant?
• Werkt het op je telefoon? Als vakman wil je een bonnetje ter plekke fotograferen.
• Begrijpelijke taal. Termen als "voorbelasting" of "verlegde btw" horen uitgelegd te worden, niet verondersteld.
• Weinig handmatige stappen. Hoe meer de software zelf doet, hoe minder fouten.

Twijfel je nog tussen software en een spreadsheet, lees dan boekhouden in Excel of met een programma.

Hoe helpt software bij je btw en aangifte?

Een groot voordeel van software is dat je btw-aangifte sneller en zekerder klaar is. De tool telt je btw per kwartaal op en zet de bedragen klaar. Let op: een programma zet je aangifte klaar, maar jij (of je boekhouder) blijft verantwoordelijk voor het indienen en de juistheid. Software dient niet namens jou in.

Handig is als het pakket de kwartaaldeadlines (30 april, 31 juli, 31 oktober, 31 januari) laat zien en je herinnert. Ook bij €0 omzet moet je aangifte doen. Meer hierover in btw-aangifte voor zzp'ers en op belastingdienst.nl.

In welke stappen kies je?

Kom in vijf stappen tot een keuze die past:

1. Zet je eisen op een rij. Welke functies uit de tabel hierboven gebruik je echt?
2. Bepaal je budget. Wat mag het per maand kosten en wil je maandelijks kunnen opzeggen?
3. Maak een korte lijst. Twee of drie pakketten die aan je eisen voldoen.
4. Test met een proefperiode. Maak een echte factuur en scan een echte bon.
5. Kies en richt goed in. Zet meteen je categorieën en btw-tarieven goed. Zie je boekhouding inrichten.

Werk je later samen met een boekhouder, check dan of je export goed aansluit. Hoe dat soepel verloopt lees je in samenwerken met een boekhouder. Algemene startinformatie vind je op ondernemersplein.overheid.nl.

Veelgestelde vragen

Welke functies heeft een zzp'er echt nodig?

Facturen maken, bonnetjes scannen, btw automatisch bijhouden, uitgaven categoriseren en een nette export voor je boekhouder. Functies als salarisadministratie of voorraadbeheer heb je als eenmanszaak zonder personeel meestal niet nodig.

Doet een boekhoudprogramma mijn aangifte voor me?

Nee. Software zet je btw- of aangiftegegevens klaar, maar het indienen en de juistheid blijven jouw verantwoordelijkheid (of die van je boekhouder). Controleer altijd de cijfers voordat je iets verstuurt.

Waar moet ik op letten bij de prijs?

Kijk wat er in het maandbedrag zit, of je maandelijks kunt opzeggen, of er een proefperiode is en of je je data kunt exporteren. Een laag bedrag zegt weinig als je bijbetaalt voor functies die je nodig hebt.

Kan ik later overstappen naar een ander pakket?

Ja. Check vooraf of je je administratie kunt exporteren, zodat je je gegevens meeneemt. Stap bij voorkeur over aan het begin van een nieuw boekjaar, dan houd je je periodes netjes gescheiden.

Werkt boekhoudsoftware op mijn telefoon?

Vaak wel, en dat is handig als vakman: je fotografeert een bonnetje meteen op de klus. Test tijdens een proefperiode of de app prettig werkt op jouw toestel voordat je een keuze maakt.