Sum-ITDebiteurenbeheer is alles wat je doet om je verstuurde facturen op tijd betaald te krijgen. Debiteuren zijn de klanten die je nog geld schuldig zijn. Goed debiteurenbeheer draait om drie dingen: een duidelijke betalingstermijn op je factuur, tijdig een herinnering sturen als het te laat wordt, en doorpakken als een klant blijft liggen. Voor zzp'ers is dit cruciaal — jij bént de boekhouding én de incasso. Bij zakelijke klanten (B2B) geldt standaard een betalingstermijn van 30 dagen, en die mag contractueel op maximaal 60 dagen worden gezet.
Waarom is debiteurenbeheer zo belangrijk?
Een factuur die niet betaald is, is nog geen omzet op je rekening. Blijven betalingen uit, dan kom je zelf in de knel: je moet wel je materiaal, je belastingpotje en je vaste lasten betalen. Elke dag dat een factuur openstaat, financier jij in feite je klant. Strak debiteurenbeheer houdt je kaspositie gezond en voorkomt dat je achter je geld aan moet rennen als het al te laat is.
Welke betalingstermijnen mag je hanteren?
| Situatie | Termijn |
|---|---|
| Standaard bij zakelijke klant (B2B) | 30 dagen |
| Maximaal af te spreken bij B2B | 60 dagen |
| Particuliere klant | Afspreken; 14–30 dagen is gebruikelijk |
Zet de termijn altijd expliciet op je factuur én in je offerte of algemene voorwaarden. Een kortere termijn, bijvoorbeeld 14 dagen, mag prima en zorgt dat je sneller je geld hebt. Maak hem niet onnodig lang.
Wat is een slim herinneringsritme?
Wachten helpt niet; een vast ritme wel. Een praktisch schema:
- Dag 0 — factuur. Verstuur direct na de klus, met een duidelijke vervaldatum en betaallink of IBAN.
- 1 dag na vervaldatum — vriendelijke reminder. Kort en zonder verwijt: "Misschien over het hoofd gezien."
- 7 dagen na vervaldatum — tweede herinnering. Iets steviger, noem de nieuwe uiterste datum.
- 14 dagen na vervaldatum — aanmaning. Kondig incassokosten en wettelijke rente aan als betaling uitblijft.
- Daarna — laatste sommatie of incasso. Zet de volgende stap in.
Bij een consument moet je vóór je incassokosten mag rekenen eerst een kosteloze "veertiendagenbrief" sturen met een termijn van veertien dagen. Bij zakelijke klanten mag dat sneller.
Wat mag je rekenen bij te late betaling?
Betaalt een klant niet op tijd, dan mag je incassokosten en rente in rekening brengen. De incassokosten zijn wettelijk gestaffeld met een minimum van €40:
| Deel van de hoofdsom | Percentage incassokosten |
|---|---|
| Over de eerste €2.500 | 15% |
| Over de volgende €2.500 | 10% |
| Over de volgende €5.000 | 5% |
| Over de volgende €190.000 | 1% |
| Daarboven | 0,5% |
Daarnaast mag je rente rekenen. Voor zakelijke facturen geldt de wettelijke handelsrente: die is 10,4% per 1 juli 2026. Voor niet-handelstransacties (zoals een particulier) geldt de gewone wettelijke rente van 4%. Reken de rente over de dagen dat de factuur te laat is. Meer over de vervolgstappen lees je in factuur niet betaald.
Tips tegen wanbetalers
- Check nieuwe klanten vooraf even via het KVK-handelsregister.
- Factureer snel en foutloos. Een correcte factuur geeft geen excuus om te wachten.
- Vraag een aanbetaling bij grote of nieuwe opdrachten.
- Leg afspraken vast in je algemene voorwaarden, inclusief termijn en incassokosten.
- Bel na een gemiste betaling. Een telefoontje werkt vaak sneller dan een vierde e-mail.
- Wees consequent. Klanten leren snel wie zijn geld laat lopen en wie niet.
De officiële regels over betaaltermijnen en incassokosten vind je bij de Rijksoverheid en op Ondernemersplein.
Houd je debiteuren in beeld
Debiteurenbeheer werkt alleen als je weet wélke facturen openstaan en hoe lang al. Houd daarom een simpel overzicht bij — in je boekhouding of desnoods een lijstje — met per openstaande factuur de klant, het bedrag en de vervaldatum. Zo zie je in één oogopslag wie te laat is en zet je op tijd de volgende stap. Dit overzicht komt ook terug op je balans: al je openstaande facturen samen vormen de post "debiteuren".
Een gezonde vuistregel: hoe ouder een openstaande factuur, hoe kleiner de kans dat je hem nog zonder gedoe betaald krijgt. Facturen die langer dan zestig dagen openstaan verdienen daarom je directe aandacht — bel de klant, maak een betaalafspraak en leg die schriftelijk vast. Blijft betaling structureel uit en gaat het om een groter bedrag, dan kun je een incassobureau inschakelen of naar de rechter stappen. Weeg dan wel de kosten af tegen wat er nog te halen valt.
Veelgestelde vragen
Wat is de standaard betalingstermijn voor een zakelijke klant?
30 dagen. Contractueel mag je met een zakelijke klant een langere termijn afspreken, maar maximaal 60 dagen. Een kortere termijn, zoals 14 dagen, mag altijd en zorgt dat je sneller je geld hebt.
Hoeveel incassokosten mag ik rekenen?
De incassokosten zijn wettelijk gestaffeld: 15% over de eerste €2.500, daarna 10%, 5%, 1% en 0,5%, met een minimum van €40. Bij een consument moet je eerst een kosteloze veertiendagenbrief sturen.
Welke rente geldt bij een te late zakelijke factuur?
De wettelijke handelsrente, 10,4% per 1 juli 2026. Voor particuliere klanten geldt de gewone wettelijke rente van 4%. Je rekent de rente over de periode dat de factuur te laat betaald is.
Wanneer mag ik incassokosten in rekening brengen bij een consument?
Pas nadat je een kosteloze aanmaning (de veertiendagenbrief) hebt gestuurd met een betaaltermijn van veertien dagen. Betaalt de klant dan nog niet, dan mag je de wettelijke incassokosten rekenen.
Hoe voorkom ik wanbetalers het beste?
Factureer direct en foutloos, spreek een korte termijn af, vraag bij grote opdrachten een aanbetaling en check nieuwe klanten via het KVK-handelsregister. Een vast herinneringsritme en een telefoontje bij de eerste misser helpen enorm.