Sum-ITEen creditfactuur (ook wel creditnota) is een negatieve factuur waarmee je een eerder verstuurde factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Je gebruikt hem als je te veel hebt gefactureerd, een verkeerd bedrag of btw-tarief hebt gebruikt, een klant iets retour stuurt of een korting achteraf geeft. Je maakt géén nieuwe gewone factuur en je gooit de oude niet weg — je zet er een creditfactuur tegenover, zodat je administratie een sluitend spoor houdt. Een creditfactuur voldoet aan dezelfde eisen als een gewone factuur, maar met bedragen als minpost en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
Wanneer maak je een creditfactuur?
Je maakt er een zodra een al verstuurde factuur niet meer klopt. Veelvoorkomende situaties:
- Je hebt te veel gefactureerd of een rekenfout gemaakt.
- Je gebruikte het verkeerde btw-tarief (bijvoorbeeld 21% waar 9% voor arbeid aan oudere woningen had gemoeten).
- De klant stuurt (een deel van) de levering retour.
- Je geeft achteraf korting of een vergoeding voor een klacht.
- Je hebt de factuur naar de verkeerde klant gestuurd.
Een simpele typefout in een adres los je op door de factuur in te trekken en opnieuw te sturen zolang de klant nog niet betaald heeft. Is er al betaald of geboekt, dan is een creditfactuur netter.
Aan welke eisen moet een creditfactuur voldoen?
Een creditfactuur is fiscaal gezien een factuur en moet dus dezelfde gegevens bevatten als een normale factuur, plus een paar specifieke punten:
| Onderdeel | Wat vermeld je |
|---|---|
| Duidelijke titel | "Creditfactuur" of "Creditnota" |
| Eigen factuurnummer | Doorlopend in je factuurreeks |
| Datum | De datum van de creditfactuur |
| Verwijzing | Het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur |
| Bedragen | Als negatief (min) bedrag |
| Btw | Het te corrigeren btw-bedrag, ook negatief |
| Klantgegevens | Naam en adres, net als op het origineel |
Vermeld kort de reden ("correctie btw-tarief" of "retour materiaal"), zodat jij en je boekhouder later meteen zien wat er speelde.
Hoe verwerk je een creditfactuur in je btw?
Een creditfactuur verlaagt je omzet én de af te dragen (of terug te vragen) btw. Hoe je dat in je btw-aangifte verwerkt, hangt af van het moment en het bedrag:
- Zelfde kwartaal. Zit de creditfactuur in hetzelfde tijdvak als het origineel? Dan saldeer je gewoon; per saldo geef je minder omzet en btw op.
- Later kwartaal, kleine correctie (≤ €1.000). Een correctie tot en met €1.000 mag je meenemen in je eerstvolgende reguliere btw-aangifte.
- Later kwartaal, grote correctie (> €1.000). Bij een verschil van meer dan €1.000 doe je een aparte btw-suppletie bij de Belastingdienst.
Voor jouw klant werkt het spiegelbeeldig: had die de btw als voorbelasting teruggevraagd, dan moet hij door jouw creditfactuur dat deel weer corrigeren.
Kort voorbeeld
Loodgieter Ravi factureerde €1.000 + €210 btw, maar had 9% moeten rekenen in plaats van 21%. Hij maakt een creditfactuur van −€1.000 en −€210 (verwijst naar de originele factuur) en stuurt een nieuwe, correcte factuur van €1.000 + €90 btw. Netto corrigeert hij €120 te veel gerekende btw. Omdat dit onder €1.000 blijft, mag het mee in zijn eerstvolgende aangifte.
De officiële factuureisen en btw-regels vind je bij de Belastingdienst en algemene uitleg over factureren op Ondernemersplein.
Hoe boek je een creditfactuur in je administratie?
Een creditfactuur laat je administratie kloppen door de oorspronkelijke boeking terug te draaien. Werk in drie stappen:
- Boek de creditfactuur als negatieve verkoop. Je omzet daalt met het gecrediteerde bedrag en je af te dragen btw daalt mee.
- Koppel hem aan het origineel. Verwijs naar het oorspronkelijke factuurnummer, zodat het spoor sluitend blijft.
- Verwerk de terugbetaling. Had de klant al betaald, dan boek je het terugbetaalde bedrag af van je bankrekening tegen de debiteurenpost.
Zo blijft je winst- en verliesrekening zuiver: je telt geen omzet mee die je uiteindelijk niet ontvangt. En je factuurnummering blijft doorlopend, wat de Belastingdienst verplicht stelt.
Wat is het verschil met een gewone correctie?
Niet elke fout vraagt om een creditfactuur. Is een factuur nog niet verstuurd, dan pas je hem gewoon aan. Is hij verstuurd maar nog niet betaald of geboekt, en gaat het om een kleinigheid zoals een adres, dan kun je hem intrekken en opnieuw sturen. Pas als de factuur al in de boeken staat of al betaald is, is een creditfactuur de nette route — die laat namelijk zien wat er eerst stond én wat je hebt teruggedraaid.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een creditfactuur en een creditnota?
Niets. Het zijn twee namen voor hetzelfde: een negatieve factuur die een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Sommige software noemt het creditnota, andere creditfactuur.
Moet een creditfactuur een eigen factuurnummer hebben?
Ja. Een creditfactuur krijgt een eigen, doorlopend factuurnummer in je factuurreeks en verwijst naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur. Zo houd je een sluitende administratie.
Hoe verwerk ik een creditfactuur in de btw?
Val je in hetzelfde kwartaal, dan saldeer je in dezelfde aangifte. Een latere correctie tot en met €1.000 mag mee in je eerstvolgende aangifte; boven €1.000 doe je een aparte btw-suppletie bij de Belastingdienst.
Kan ik een factuur ook gewoon aanpassen of weggooien?
Beter niet als de factuur al verstuurd of geboekt is. Je factuurnummering moet doorlopend en compleet blijven. Maak in plaats daarvan een creditfactuur en zo nodig een nieuwe, correcte factuur.
Moet mijn klant ook iets doen met de creditfactuur?
Ja, als het een zakelijke klant is die de btw als voorbelasting had teruggevraagd. Door jouw creditfactuur moet hij zijn eerder teruggevraagde btw voor dat deel corrigeren in zijn eigen administratie.