Opgaaf ICP voor zzp'ers: uitleg en stappen

Een opgaaf ICP (intracommunautaire prestaties) is een aparte melding aan de Belastingdienst waarin je vermeldt aan welke btw-plichtige klanten in andere EU-landen je goederen of diensten hebt geleverd. Je bent verplicht een opgaaf ICP te doen zodra je met 0%-tarief of verlegde btw levert aan een ondernemer in een ander EU-land. Je doet de opgaaf náást je gewone btw-aangifte, meestal per kwartaal. Zo kan de Belastingdienst controleren of jouw omzet en de btw-aangifte van je klant in het buitenland op elkaar aansluiten. Hieronder zie je wanneer het moet en hoe.

Wanneer is een opgaaf ICP verplicht?

Je doet een opgaaf ICP als je aan álle onderstaande voorwaarden voldoet:

• Je levert goederen of diensten aan een klant in een ander EU-land.
• Die klant is btw-plichtig (een ondernemer met een geldig btw-identificatienummer).
• Je hebt op je factuur 0% btw (goederen) of btw verlegd (diensten) toegepast.

Lever je aan een particulier in de EU? Dan hoef je geen opgaaf ICP te doen — dan gelden andere regels. Zie factureren aan een buitenlandse klant. Verkoop je binnen Nederland met verlegde btw (bouw)? Ook dan geen ICP: dat is een binnenlandse verlegging, zie btw verleggen.

Welke gegevens staan in de opgaaf?

Per EU-klant vermeld je een paar vaste velden. Verzamel deze dus goed in je administratie:

1. Het btw-identificatienummer van je klant (inclusief landcode, bijvoorbeeld DE of BE).
2. Het totaalbedrag van je leveringen aan die klant in het tijdvak.
3. Of het om goederen of om diensten gaat.

Belangrijk: controleer vooraf of het btw-nummer van je klant geldig is. Dat doe je gratis via VIES of via de Belastingdienst. Is het nummer ongeldig, dan mag je het 0%-tarief of de verlegging niet toepassen en moet je Nederlandse btw rekenen.

Hoe vaak en wanneer dien je hem in?

De opgaaf ICP loopt gelijk op met je btw-aangifte. De meeste zzp'ers doen dat per kwartaal. Deze deadlines gelden per kwartaal:

Voor goederen geldt een uitzondering: lever je in een kwartaal voor meer dan €50.000 aan goederen aan EU-ondernemers, dan moet je de opgaaf ICP voortaan per maand doen. Voor diensten mag je in principe altijd per kwartaal. De volledige regels over het tijdvak staan op belastingdienst.nl.

Hoe hangt de opgaaf samen met je btw-aangifte?

De twee horen bij elkaar. In je btw-aangifte geef je de EU-omzet aan in de rubriek voor leveringen naar landen binnen de EU (rubriek 3b). Datzelfde bedrag komt terug in je opgaaf ICP. De bedragen moeten kloppen: de Belastingdienst legt ze naast elkaar. Wijkt je opgaaf af van je aangifte, dan kun je een correctieverzoek of vragenbrief krijgen.

Doe je in een tijdvak geen EU-leveringen, dan hoef je voor dat tijdvak geen opgaaf ICP in te dienen. Je blijft wel gewoon btw-aangifte doen, ook bij €0 omzet. Houd er rekening mee dat de deadline voor je opgaaf ICP gelijk valt met die van je btw-aangifte: pak beide dus in één keer op, dan vergeet je niks en voorkom je een verzuimboete.

Wat als er iets misgaat in je opgaaf?

Een verkeerd bedrag of een vergeten klant kan gebeuren. De Belastingdienst vergelijkt jouw opgaaf met de aangiften van je EU-klanten, dus fouten vallen op. Zo herstel je ze:

• Verkeerd bedrag doorgegeven. Corrigeer de opgaaf ICP over dat tijdvak. Pas ook je btw-aangifte aan als het daar ook verkeerd staat.
• Klant vergeten. Vul de ontbrekende klant alsnog in via een correctie over het juiste tijdvak.
• Ongeldig btw-nummer gebruikt. Blijkt achteraf dat het nummer niet klopte, dan had je Nederlandse btw moeten rekenen. Neem contact op met je klant en corrigeer de factuur.

Doe je helemaal geen opgaaf terwijl het wel moet, dan kun je een verzuimboete krijgen. Zet daarom het opstellen van je opgaaf ICP standaard naast het maken van je btw-aangifte, zodat je het niet vergeet. Een goede projectadministratie waarin je per klant de omzet bijhoudt, maakt dit een stuk makkelijker.

Veelgestelde vragen

Wat is een opgaaf ICP precies?

Het is een aparte melding waarin je aangeeft aan welke btw-plichtige EU-klanten je goederen of diensten hebt geleverd met 0% of verlegde btw. De Belastingdienst gebruikt hem om jouw omzet te vergelijken met de aangifte van je buitenlandse klant.

Moet ik een opgaaf ICP doen bij levering aan een particulier?

Nee. De opgaaf ICP geldt alleen voor leveringen aan btw-plichtige ondernemers met een geldig btw-identificatienummer. Voor particulieren in de EU gelden andere btw-regels.

Wanneer moet ik per maand een opgaaf ICP doen?

Lever je in een kwartaal voor meer dan €50.000 aan goederen aan EU-ondernemers, dan schakel je over naar een maandelijkse opgaaf. Voor diensten mag je in principe per kwartaal blijven melden.

Wat gebeurt er als het btw-nummer van mijn klant ongeldig is?

Dan mag je het 0%-tarief of de verlegging niet toepassen en moet je Nederlandse btw rekenen. Controleer het nummer daarom altijd vooraf via VIES.

Krijg ik een boete als ik de opgaaf vergeet?

Je kunt een verzuimboete krijgen als je de opgaaf ICP niet of te laat doet. Twijfel je over je situatie? Check je boekhouder of belastingdienst.nl.