Algemene voorwaarden Sum-IT

In deze voorwaarden betekent:

• Sum-IT: Alpha Nova B.V., gevestigd aan de Maasdijk 14, 4284 VA Rijswijk (NB), ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42199339, die het online platform Sum-IT aanbiedt.
• Gebruiker: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en een account bij Sum-IT aanmaakt.
• Dienst: het platform Sum-IT (web-app en mobiele apps), met onder meer administratie, het scannen van bonnen, facturen en offertes, btw-overzichten, projecten, bankkoppeling, het netwerk (Community) en betaallinks.
• Gratis profiel: het kosteloze deel van de Dienst, bestaande uit een profiel in het netwerk.
• Abonnement: het betaalde deel van de Dienst (boekhouden), tegen de prijs genoemd in artikel 6.
• Betaallink: een via de Dienst aangemaakte link waarmee een klant van Gebruiker een factuur online kan betalen.
• Gegevens: alle gegevens, documenten en bestanden die Gebruiker in de Dienst invoert of laat verwerken.

2.1 Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van de Dienst en voor alle overeenkomsten tussen Sum-IT en Gebruiker.
2.2 De Dienst is uitsluitend bestemd voor ondernemers (zakelijke gebruikers). Door een account aan te maken verklaart Gebruiker te handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf.
2.3 Algemene voorwaarden van Gebruiker zijn niet van toepassing en worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
2.4 Is een bepaling nietig of vernietigbaar, dan blijven de overige bepalingen gelden. De nietige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die zo dicht mogelijk bij de bedoeling ligt.
2.5 Bij strijd tussen de Nederlandse tekst en een vertaling gaat de Nederlandse tekst voor.

3.1 Gebruiker verstrekt bij registratie juiste en volledige gegevens, waaronder bedrijfsnaam, KvK-nummer en (indien van toepassing) btw-identificatienummer, en houdt deze actueel. Sum-IT mag deze gegevens controleren, onder meer bij de Kamer van Koophandel en via het VIES-systeem van de Europese Commissie.
3.2 Gebruiker houdt inloggegevens geheim en is verantwoordelijk voor al het gebruik van zijn account, ook door personen die hij toegang geeft (bijvoorbeeld medewerkers of een boekhouder).
3.3 Gebruiker meldt vermoed misbruik van zijn account direct aan hallo@sum-it.eu.
3.4 Sum-IT mag een registratie weigeren of een account opschorten als gegevens onjuist lijken of bij (vermoeden van) misbruik.

4.1 Sum-IT spant zich in de Dienst zorgvuldig en volgens de stand van de techniek te leveren (inspanningsverplichting). Sum-IT garandeert niet dat de Dienst altijd zonder onderbreking of fouten werkt.
4.2 Sum-IT mag de Dienst aanpassen, uitbreiden of onderdelen beëindigen. Wezenlijke beperkingen van het Abonnement meldt Sum-IT minimaal 30 dagen vooraf; Gebruiker mag dan per de ingangsdatum opzeggen.
4.3 Onderdelen die als 'binnenkort', 'coming soon', 'in aanbouw' of 'demo' zijn aangeduid, zijn nog niet (volledig) beschikbaar. Daaraan kunnen geen rechten worden ontleend.
4.4 Sum-IT mag de Dienst tijdelijk buiten gebruik stellen voor onderhoud. Gepland onderhoud wordt zo veel mogelijk buiten kantoortijden uitgevoerd.
4.5 Sum-IT mag voor de Dienst derden inschakelen, zoals hosting- en infrastructuurleveranciers binnen de EU, de betaaldienstverlener Mollie B.V. en een bankkoppelingspartij.

5.1 Sum-IT is een hulpmiddel en geen accountant, belastingadviseur of juridisch adviseur. Gebruiker blijft zelf volledig verantwoordelijk voor zijn administratie, zijn belastingaangiften (waaronder btw en inkomstenbelasting), de juistheid en volledigheid van zijn facturen en het naleven van wet- en regelgeving.
5.2 Bedragen die de Dienst toont als schatting, reservering of 'belastingpotje' (zoals btw om opzij te zetten) zijn indicaties op basis van de ingevoerde Gegevens. Er kunnen geen rechten aan worden ontleend.
5.3 Het automatisch uitlezen van bonnen en documenten (OCR en AI) kan fouten bevatten. Gebruiker controleert de uitgelezen gegevens voordat hij ze bevestigt. Bevestigde gegevens gelden als door Gebruiker gecontroleerd.
5.4 Gebruiker voldoet zelf aan de wettelijke bewaarplicht voor zijn administratie (in Nederland in de regel 7 jaar). Sum-IT ondersteunt daarbij zoals beschreven in artikel 11, maar neemt deze plicht niet over.
5.5 Gebruiker gebruikt de Dienst niet in strijd met de wet of deze voorwaarden, en voert geen gegevens in waarvoor hij geen grondslag of toestemming heeft.

6.1 Het Gratis profiel is en blijft kosteloos.
6.2 Het Abonnement kost € 11 per maand, exclusief btw (€ 13,31 inclusief 21% btw). Alle prijzen zijn in euro (EUR). Er zijn geen opstartkosten.
6.3 Actie: wie zich tijdens de lopende actie aanmeldt, gebruikt het Abonnement kosteloos onder de actievoorwaarden die bij aanmelding worden getoond. Sum-IT kondigt het einde van de gratis periode minimaal 30 dagen vooraf per e-mail aan. Er wordt pas iets in rekening gebracht nadat Gebruiker daarvoor uitdrukkelijk akkoord heeft gegeven en een betaalmethode heeft ingesteld.
6.4 Het Abonnement wordt per maand vooruit gefactureerd. Betaling gebeurt via de betaalmethoden die Sum-IT aanbiedt (via Mollie B.V.), zoals iDEAL of automatische incasso. De betaaltermijn is 14 dagen na factuurdatum, tenzij automatisch wordt geïncasseerd.
6.5 Betaalt Gebruiker niet op tijd, dan stuurt Sum-IT een herinnering met een nieuwe termijn van 14 dagen. Blijft betaling daarna uit, dan is Gebruiker in verzuim, is de wettelijke handelsrente verschuldigd en mag Sum-IT het Abonnement opschorten totdat is betaald. Het Gratis profiel en het inzien en exporteren van Gegevens blijven tijdens opschorting mogelijk.
6.6 Sum-IT mag prijzen wijzigen. Een prijsverhoging wordt minimaal 30 dagen vooraf aangekondigd. Gebruiker mag het Abonnement dan opzeggen per de datum van de wijziging.

7.1 Over de betalingen die Gebruiker ontvangt op facturen die hij via de Dienst heeft uitgegeven, is Gebruiker aan Sum-IT een platformvergoeding van 0,5% verschuldigd, berekend over het ontvangen bedrag exclusief btw. Dit geldt ongeacht de manier waarop de klant van Gebruiker betaalt (via een Betaallink of per overboeking). Over niet-betaalde facturen is geen vergoeding verschuldigd. Bij een terugbetaling of terugboeking wordt de vergoeding naar rato verrekend.
7.2 Betaalt de klant via een Betaallink, dan wordt de platformvergoeding automatisch verrekend bij de verwerking van die betaling. In alle andere gevallen brengt Sum-IT de platformvergoeding maandelijks achteraf in rekening.
7.3 Gebruiker kan aan zijn facturen een Betaallink toevoegen, zodat zijn klant online kan betalen. De betaling wordt verwerkt door Mollie B.V., een betaaldienstverlener onder toezicht van De Nederlandsche Bank. Voor het gebruik van Betaallinks gelden aanvullend de voorwaarden van Mollie, die Gebruiker accepteert bij het activeren van deze functie. De transactiekosten van Mollie zijn voor rekening van Gebruiker; het actuele tarief wordt in de Dienst getoond voordat Gebruiker de functie activeert.
7.4 Sum-IT is geen partij bij de overeenkomst tussen Gebruiker en zijn klant en is niet aansprakelijk voor het niet of te laat betalen door die klant, terugboekingen of geschillen daarover.

8.1 Het Abonnement geldt voor onbepaalde tijd en is maandelijks opzegbaar. Opzeggen kan alleen via het account van Gebruiker, in de app of in de webversie van de Dienst. Opzeggingen per e-mail, telefoon of post worden niet verwerkt. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende betaalde maand. Er vindt geen restitutie plaats over een al begonnen maand.
8.2 Gebruiker kan zijn account op elk moment beëindigen.
8.3 Sum-IT mag de overeenkomst met een opzegtermijn van 2 maanden beëindigen. Sum-IT mag de overeenkomst direct beëindigen of het account opschorten als Gebruiker deze voorwaarden ernstig of herhaaldelijk schendt, bij faillissement of surseance van betaling van Gebruiker, of als Sum-IT dat wettelijk verplicht is.
8.4 Na beëindiging volgt artikel 11 (Gegevens na beëindiging).

9.1 Gebruiker is verantwoordelijk voor de inhoud van zijn profiel, berichten, beoordelingen en aanbevelingen. Deze moeten juist zijn en mogen niet onrechtmatig, misleidend, beledigend of inbreukmakend zijn.
9.2 Sum-IT mag inhoud of profielen die in strijd zijn met deze voorwaarden of de wet verwijderen of verbergen, en kan daarvoor meldingen van andere gebruikers gebruiken.
9.3 Afspraken die gebruikers onderling maken, zoals uitbesteding of onderaanneming, komen uitsluitend tot stand tussen die gebruikers. Sum-IT is daarbij geen partij, keurt het werk niet en is niet aansprakelijk voor de uitvoering, betaling of kwaliteit. Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor wettelijke verplichtingen zoals ketenaansprakelijkheid en het voorkomen van schijnzelfstandigheid.
9.4 Een vermelding 'geverifieerd' betekent alleen dat bepaalde gegevens (zoals KvK- of btw-nummer) bij registratie zijn gecontroleerd. Het is geen kwaliteitsgarantie.

10.1 Sum-IT verwerkt persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de privacyverklaring.
10.2 Voor persoonsgegevens die Gebruiker in de Dienst verwerkt over anderen (zoals klanten, leveranciers en medewerkers), is Gebruiker verwerkingsverantwoordelijke en Sum-IT verwerker. De verwerkersovereenkomst van Sum-IT maakt deel uit van deze voorwaarden en is op te vragen via hallo@sum-it.eu.
10.3 Sum-IT slaat Gegevens op en verwerkt ze uitsluitend binnen de Europese Unie. Meer hierover op de pagina Privacy & veiligheid.

11.1 De Gegevens zijn en blijven van Gebruiker. Sum-IT gebruikt de Gegevens alleen om de Dienst te leveren en te verbeteren en om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Sum-IT verkoopt geen Gegevens.
11.2 Gebruiker kan zijn Gegevens tijdens de looptijd exporteren.
11.3 Na opzegging van het Abonnement gaat de administratie over naar een alleen-lezen-stand. Gebruiker kan zijn Gegevens dan nog inzien en exporteren gedurende de wettelijke bewaartermijn die voor die gegevens geldt. Daarna kan Sum-IT de Gegevens verwijderen.
11.4 Op verzoek verwijdert Sum-IT het account en alle Gegevens van Gebruiker volledig. Voorwaarde is dat Gebruiker eerst zijn administratie exporteert en bevestigt dat hij die zelf bewaart; de fiscale bewaarplicht (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen) rust op Gebruiker. Zonder die bevestiging verwijdert Sum-IT de administratie niet. Sum-IT bewaart alleen gegevens waarvoor Sum-IT zelf een wettelijke bewaarplicht heeft, zoals de facturen die Sum-IT aan Gebruiker heeft gestuurd.
11.5 Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het tijdig exporteren en bewaren van zijn administratie voor eigen gebruik.

12.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, de software, het ontwerp, de factuur- en offerte-ontwerpen en de merknaam Sum-IT berusten bij Alpha Nova B.V. of haar licentiegevers. Gebruiker krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken zolang de overeenkomst loopt.
12.2 Gebruiker mag de Dienst niet kopiëren, decompileren of doorverkopen, en de beveiliging niet omzeilen.
12.3 Gebruiker geeft Sum-IT een licentie om zijn logo en profielgegevens in de Dienst te tonen voor zover nodig voor de werking (bijvoorbeeld op zijn eigen facturen en in het netwerk).

13.1 De totale aansprakelijkheid van Sum-IT is beperkt tot vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag dat Gebruiker in de 12 maanden vóór het schadeveroorzakende feit aan Sum-IT heeft betaald, met een maximum van € 2.500 per gebeurtenis. Voor gebruikers van alleen het Gratis profiel is de aansprakelijkheid beperkt tot € 100.
13.2 Sum-IT is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, belastingaanslagen, boetes, naheffingen, rente, schade door bedrijfsstagnatie en verlies van gegevens. Voor verlies van gegevens geldt dit voor zover Gebruiker zijn gegevens had kunnen exporteren.
13.3 Sum-IT is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of onvolledige gegevens van Gebruiker, door het niet controleren van automatisch uitgelezen gegevens, of door storingen bij derden zoals Mollie, banken, de Belastingdienst of de KvK.
13.4 De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van Sum-IT.
13.5 Een recht op schadevergoeding ontstaat alleen als Gebruiker de schade binnen 30 dagen na ontdekking schriftelijk meldt bij Sum-IT. Vorderingen vervallen één jaar nadat het feit bekend werd.

Sum-IT is niet gehouden tot nakoming bij overmacht. Daaronder vallen onder meer storingen of uitval van internet, hosting-, cloud- of betaaldienstverleners, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen, epidemieën en stroomstoringen. Duurt de overmacht langer dan 60 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder schadevergoeding.

Sum-IT mag deze voorwaarden wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor de ingangsdatum aangekondigd in de Dienst of per e-mail. Gaat Gebruiker niet akkoord met een wezenlijke wijziging, dan mag hij de overeenkomst opzeggen per de ingangsdatum.

16.1 Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten met Sum-IT is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag geldt niet.
16.2 Geschillen worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant, in wiens arrondissement Sum-IT is gevestigd, tenzij de wet dwingend anders bepaalt.
16.3 Partijen proberen een geschil eerst samen op te lossen voordat zij naar de rechter gaan.

Alpha Nova B.V. (Sum-IT), Maasdijk 14, 4284 VA Rijswijk (NB), KvK 42199339, hallo@sum-it.eu.